Bagaimana untuk menjadualkan mesyuarat untuk menjadikannya berkesan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Jangan buang masa anda.

Anda mungkin tidak suka mesyuarat, tetapi anda masih perlu mengadakannya. Ini adalah bahagian penting aliran kerja dalam mana-mana syarikat. Satu cara untuk membuat janji temu lebih berguna dan lebih cepat adalah dengan menjadualkannya dengan teliti. Buku oleh Olga Demyanova, Doktor Ekonomi, "Mesyuarat yang cepat dan berkesan. Dari persiapan sehinggalah mendapatkan hasil yang diinginkan."

Dengan kebenaran rumah penerbitan "Alpina PRO" Lifehacker menerbitkan petikan dari bab kedua.

Mesyuarat sendiri tidak menjadi masalah. Mereka juga perlu dan merupakan sifat pengurusan kuasa. Anda perlu menyingkirkan perhimpunan yang tidak berguna dan tidak berkesan yang berpanjangan.

Jenis mesyuarat yang paling biasa:

• setiap minggu;
• strategik;
• pekerja;
• pelaporan;
• mesyuarat perancangan;
• sumbangsaran;
• perbualan dan mesyuarat perniagaan;
• taklimat.

Semua jenis ini boleh dikumpulkan kepada empat kumpulan utama:

1. mengikut tempoh: cepat (sehingga 30 minit) dan berlarutan (lebih daripada satu jam);
2. mengikut bilangan peserta: sehingga 10 orang atau lebih;
3. mengikut tujuan: bekerja, politik dan maklumat;
4. mengikut masa: terancang dan tidak dirancang.

Atribut Diperlukan Penjadualan Mesyuarat

Apa yang perlu dirancang:

• matlamat;
• agenda;
• senarai jemputan;
• jadual;
• bahan maklumat;
• bertanggungjawab untuk menjaga protokol;
• had masa untuk ucapan.

Pertama sekali, pemimpin mesti mempertimbangkan objektif mesyuarat. Ini adalah titik permulaan untuk agenda dan senarai peserta, masa dan peraturan.

Objektif utama mesyuarat:

1. Maklumat baharu - untuk mesyuarat maklumat:

• berita penting dan perubahan dasar;
• perbincangan tentang rancangan dan strategi;
• ramalan jangka pendek;
• pembentangan produk dan pendekatan baharu;
• perbincangan bajet;
• isu kakitangan.

2. Memantau acara dan membuat keputusan operasi - untuk mesyuarat biasa:

• risiko dan kesukaran utama;
• parameter untuk menilai kemajuan;
• penilaian proses utama dan perubahan yang diperlukan;
• perbincangan tentang apa yang berlaku: apa yang berjalan lancar, apa yang perlu diperbaiki;
• pengajaran utama dan hasil tindakan;
• penyelarasan usaha;
• komunikasi.

3. Motivasi - mesyuarat kreatif, pembangunan pendekatan baharu dan pembinaan pasukan:

• motivasi untuk bertindak;
• membuat keputusan kolektif;
• menghargai kejayaan individu dan kolektif.

Oleh itu, tujuannya mempengaruhi jenis mesyuarat dan model untuk menganjurkannya. Sebagai contoh, sesi taklimat berbeza dari segi bilangan peserta dan tempoh masa. Yang biasa adalah bersifat terancang, lebih cepat dalam masa dan dengan bilangan peserta yang terhad. Mesyuarat kreatif memerlukan penyediaan khas: mengatur perabot (biasanya meja berasingan), teh, kopi dan suasana tidak formal; tidak memerlukan pematuhan kepada kod pakaian.

Matriks Eisenhower untuk Soalan Mesyuarat Kedudukan

Perlu diingat bahawa mesyuarat adalah platform di mana keputusan penting dibuat dan masalah diatasi. Matriks Eisenhower ialah medan di mana semua masalah dan soalan dikumpul. Mereka disenaraikan dari segi kepentingan dan segera.

	Dengan segera	Jangan terburu-buru
Penting	A	B
Tak kisahlah	C	D

Petak A: perkara penting dan mendesak

Dataran perkara penting dan mendesak hendaklah kosong atau kecil. Ini akan menunjukkan bahawa anda memenuhi tarikh akhir. Sekiranya terdapat banyak kes sedemikian, ini adalah tanda tidak teratur. Contoh kes yang boleh diduakan:

• kes yang berkaitan secara langsung dengan tugas fungsian anda dan menjejaskan prestasi anda;
• kes, kegagalan yang boleh menimbulkan masalah;
• perkara yang berkaitan dengan kesihatan dan iklim psikologi dalam pasukan;
• perkara yang menjejaskan keselamatan pasukan;
• kes, yang keputusannya perlu diselaraskan atau dibentangkan kepada pengurusan anda.

Petak B: perkara penting tetapi tidak mendesak

Apabila tugasan atau perkara tidak mendesak dan tidak ada perincian bila ia mesti diselesaikan, pelaksana sendiri menetapkan masa. Petak ini termasuk semua perkara yang berkaitan dengan fungsi anda dalam perusahaan, perkara yang anda lakukan secara tetap, dan, sebagai peraturan, pelaksanaannya terikat dengan jadual umum di perusahaan (contohnya, penyediaan akhir pelaporan). Tugasan penyelidikan yang memerlukan masa tertentu juga boleh dikaitkan dengan kes sedemikian, tetapi jumlah kos buruh tidak jelas sehingga saat selesai. Tugas-tugas petak pertama dan kedua harus sentiasa dipantau, dan oleh itu adalah dinasihatkan untuk memasukkannya ke dalam agenda mesyuarat.

Petak C: urusan yang mendesak tetapi tidak penting

Ini adalah gangguan. Selalunya, mereka hanya mengganggu tumpuan pada tugas penting dan mengurangkan kecekapan. Sentiasa ingat matlamat anda dan belajar membezakan antara yang penting dan yang kedua.

Ia bernilai memasuki petak ini:

• mesyuarat atau rundingan yang dikenakan oleh seseorang dari pihak;
• perbincangan isu yang boleh diselesaikan oleh orang bawahan;
• perbincangan isu bukan perniagaan;
• perbincangan topik abstrak.

Petak D: perkara yang tidak mendesak dan tidak penting

Kes dalam kategori ini tidak mempromosikan anda dalam projek, tetapi ia mengganggu anda daripada mengerjakannya.

• tidak membawa apa-apa faedah sama sekali;
• adalah berguna untuk tidak berurusan dengan mereka sama sekali;
• pemakan masa.

Untuk setiap matlamat, pemimpin bertanya soalan berikut:

• Siapa yang mempunyai maklumat dan pengetahuan mengenai isu yang sedang dipertimbangkan?
• Isu ini menjejaskan kepentingan siapa?
• Keputusan itu bergantung kepada siapa?
• Siapa yang perlu tahu maklumat yang akan dibincangkan?
• Siapa yang akan melaksanakan keputusan yang diambil?

Anda boleh menggunakan metodologi 99/50/1 apabila menjadualkan mesyuarat projek.

Pemimpin menganjurkan mesyuarat di tiga perkara penting dalam projek:

• pada permulaan - untuk melibatkan semua peserta dalam rentak projek dan untuk pembinaan pasukan kumpulan;
• pada peringkat pertengahan - untuk membincangkan hasil kerja yang dilakukan dan pelarasan lanjut, jika perlu;
• di garisan penamat, apabila 1% daripada jumlah keseluruhan masih perlu direalisasikan - untuk rumusan awal.

Masa ini akan membantu anda menggunakan masa anda dalam mesyuarat dengan lebih baik.

Agenda

Agenda ialah pelan tugasan yang perlu diselesaikan dalam mesyuarat. Adalah perlu untuk menentukan dengan jelas masa setiap ucapan, memperuntukkan masa yang berasingan untuk perbincangan dan maklum balas daripada semua peserta.

Apabila merancang masa mesyuarat anda, adalah penting untuk mempertimbangkan perkara berikut:

• kepentingan perkara dalam agenda;
• had masa untuk setiap persembahan;
• pecah jika perlu;
• 20% masa untuk maklumat penting tambahan.

Agenda dihantar kepada semua peserta mesyuarat.

Agenda dengan penetapan masa dan spesifik ucapan

1. Hasil kerja pada kesimpulan kontrak. Laporan I. Ivanov (15 minit).
2. Masalah dalam pengangkutan bekalan. Laporan I. Petrov (15 minit).
3. Keputusan dan rancangan kerja projek. Laporan T. Sidorov (20 minit).

Bermula jam 11:00.

Tamat pada 12:15.

Anda perlu melatih diri anda untuk mengadakan mesyuarat yang cepat dan berkesan!

Garis panduan masa anda:

Penting dan mendesak	12 minit
Penting dan tidak mendesak	24-36 minit Segera dan penting: 12 minit - prinsip Pareto berfungsi di sini: 20% daripada masa mencipta 80% daripada hasil, dengan purata mesyuarat selama satu jam (60 minit), masa paling produktif ialah 12 minit (20% daripada 60 minit). Penting dan tidak mendesak: biasanya dirancang. Masa berkesan untuk mesyuarat tersebut ialah 24–36 minit. Kaedah 60/40 berfungsi di sini, mengikut mana, apabila membuat rancangan untuk hari itu, 40% masa harus dibiarkan percuma, 60% harus diperuntukkan untuk kerja yang dirancang, termasuk 20% untuk "tidak dapat diramalkan" dan 20% untuk yang timbul secara spontan atau menjadi iringan. Dengan purata masa mesyuarat selama satu jam (60 minit), masa untuk perkara penting yang dirancang tetapi tidak mendesak ialah 24–36 minit (40–60% daripada 60 minit).
Tidak penting dan mendesak	Delegasi dan kawalan melalui telefon dan cara komunikasi lain, tidak lebih daripada tiga minit untuk kawalan.
Tidak penting dan tidak mendesak	Delegasi dan kawalan oleh pihak pengurusan, tidak lebih daripada satu minit setiap delegasi.

Senarai jemputan

Bilangan optimum peserta dalam mesyuarat cepat ialah 5-7 orang. 8 hingga 12 orang boleh diterima sekiranya ketua mesyuarat mempunyai kemahiran fasilitator.

Untuk menjana idea, menetapkan matlamat dan terbang, komposisi ideal adalah tidak lebih daripada 15 orang.

Terdapat peraturan yang tidak dinyatakan di Google - bilangan maksimum peserta adalah tidak lebih daripada 10.

Amazon mempunyai peraturan dua pizza: harus ada seberapa ramai orang dalam mesyuarat kerana anda boleh memberi makan dua pizza.

Terdapat peraturan 8-18-1800:

• tidak lebih daripada 8 orang - menyelesaikan isu kerja;
• tidak lebih daripada 18 - sumbang saran, penyelesaian masalah kolektif;
• sehingga 1800 orang - maklumat dan peluang untuk berkomunikasi.

Satu kajian oleh Bain dan Syarikat mengatakan bahawa dalam kumpulan pembuat keputusan, menambah lebih daripada tujuh daripada setiap peserta menghasilkan kira-kira 10% kurang kecekapan.

Orang yang bertanggungjawab secara langsung diwajibkan untuk mengambil bahagian dalam mesyuarat.

Apple menyenaraikan nama orang yang bertanggungjawab di sebelah setiap item mesyuarat. Oleh itu, setiap pekerja mempunyai bidang tanggungjawab yang jelas dalam rangka tugasan yang diberikan.

Jika anda sering menganjurkan mesyuarat, buku ini pasti berguna: Olga Demyanova menawarkan 16 kaedah dan empat alat untuk belajar yang akan membantu meningkatkan keberkesanan semua peserta dalam mesyuarat tersebut.