Panduan pemula untuk GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Teknik pengurusan masa GTD membantu anda mengatur dan menjejaki tugas, mengeluarkan semua maklumat dari kepala anda dan mula mengambil tindakan.

Apakah GTD

Otak kita mudah menghasilkan idea baharu, tetapi mengingati kesemuanya adalah lebih sukar untuknya. Sebagai contoh, dia ingat bahawa anda perlu membeli hadiah hari jadi ibu anda minggu depan. Daripada mengingatkan anda tentang perkara ini apabila anda berjalan melepasi kedai kegemarannya, otak anda hanya akan membuatkan anda berasa seperti anda sepatutnya membeli sesuatu.

GTD (Getting Things Done) ialah teknik yang membantu menukar idea, impuls, cerapan dan pantulan malam yang kabur menjadi tindakan. Apabila anda belajar bergantung pada sistem ini, otak anda tidak akan menyimpan semua maklumat. Ini akan mengurangkan tekanan, dan anda akan mempunyai kekuatan untuk aktiviti yang lebih produktif.

Bagaimana teknik ini berfungsi

GTD adalah berdasarkan sistem senarai yang anda gunakan untuk mengatur apa sahaja yang terlintas di fikiran anda. Untuk melaksanakannya dalam hidup anda, anda perlu merekod dan memproses maklumat yang masuk. Di samping itu, anda perlu membuat senarai sedemikian: "Masuk", "Tindakan Seterusnya", "Senarai Menunggu", "Projek" dan "Suatu Hari nanti". Apa-apa sahaja yang memerlukan perhatian anda akan pergi ke "Peti Masuk" dahulu dan kemudian pergi ke salah satu senarai lain.

1. Koleksi

Kumpulkan semua maklumat yang memerlukan perhatian anda, dari surat yang anda perlukan untuk menjawab kepada idea-idea bijak yang terlintas di fikiran anda semasa anda mandi. Tempat pengumpulan boleh berupa buku nota kertas, lampiran atau e-mel yang akan anda hantar surat kepada diri sendiri.

Apabila anda mula menggunakan teknik GTD, cuba bebaskan kepala anda daripada semua maklumat terkumpul. Tulis semua yang anda perlukan atau ingin lakukan, semua yang telah menyibukkan anda dalam beberapa hari atau minggu yang lepas, mengganggu tumpuan anda, atau diingati pada saat yang tidak sesuai.

2. Pemprosesan

Pertimbangkan maklumat terkumpul. Ini adalah peraturan utama keseluruhan sistem. Lakukan ini dengan kerap supaya anda tidak mengumpul terlalu banyak. Untuk memproses maklumat, tanya diri anda satu siri soalan.

• Adakah ia boleh diselesaikan? Anda bertanya kepada diri sendiri sama ada sesuatu boleh dilakukan untuk mengalih keluar item ini daripada senarai. Jika tidak, padamkannya atau alihkannya ke senarai Someday. Simpan maklumat berguna yang anda tidak perlu lakukan apa-apa, seperti resipi atau artikel menarik, di tempat yang berasingan. Perkara yang anda mahu lakukan pada masa hadapan yang jauh (belajar bahasa Jepun, tulis buku), alihkan mereka ke senarai "Suatu Hari" supaya mereka tidak disenaraikan di antara "Tindakan seterusnya".
• Adakah mungkin untuk menyelesaikan kes dalam satu langkah? Dalam GTD, apa sahaja yang memerlukan lebih daripada satu langkah dipanggil projek. Jika anda mempunyai berbilang tugasan yang berkaitan dalam Peti Masuk anda, buat projek berasingan untuknya. Tambahkan namanya pada senarai projek anda dan pilih satu tindakan untuk ditambahkan pada "Seterusnya".
• Adakah ia akan mengambil masa lebih daripada dua minit? Jika tidak, lakukan dengan segera. Ia lebih pantas daripada menambahkannya ke senarai tugasan anda yang seterusnya atau mewakilkannya kepada orang lain. Jika memerlukan lebih banyak masa untuk menyelesaikan tugasan itu, pertimbangkan sama ada anda sahaja yang boleh melakukannya atau anda boleh mewakilkannya kepada seseorang.
• Bolehkah saya mewakilkannya kepada seseorang? Jika ya, wakilkan. Apabila anda perlu menjejaki kemajuan, alihkan item ke "Senarai Menunggu". Jika anda tidak boleh mewakilkan tugas, tambahkannya pada kalendar anda atau pada senarai "Seterusnya".
• Adakah terdapat tarikh akhir tertentu? Jika ya, tambahkan ini pada kalendar anda. Jangan tulis semua yang anda mahu lakukan dalam sehari. Masukkan hanya perkara yang perlu dilakukan: lawatan ke doktor gigi, mesyuarat, penerbangan. Jika tiada tarikh akhir khusus, alihkan kes ke Langkah Seterusnya.

3. Organisasi

Isih semuanya pada tempatnya: dalam satu daripada lima senarai, dalam folder dengan maklumat berguna untuk masa hadapan, dalam kalendar anda atau dalam tong sampah.

Tambahkan pada "Senarai Menunggu" mana-mana kes yang terhenti atas sebab tertentu. Contohnya, apabila anda tidak boleh meneruskan sehingga anda menerima balasan kepada e-mel anda, atau semasa anda sedang menunggu penghantaran. Jangan lupa sertakan tarikh di sebelah setiap item.

Langkah Seterusnya harus mempunyai tugas yang perlu diselesaikan secepat mungkin. Rumuskannya sebagai tindakan fizikal yang boleh dilaksanakan, jadi lebih mudah untuk turun ke perniagaan. Sebagai contoh, adalah lebih baik untuk menulis "panggil Lena dan aturkan dia duduk bersama kanak-kanak itu pada petang Khamis" daripada "uruskan seseorang untuk duduk bersama kanak-kanak itu", walaupun pada dasarnya ia adalah perkara yang sama.

Sebaik-baiknya, anda harus menambah teg konteks pada setiap item dalam "Seterusnya". Dia akan memberitahu anda di mana anda sepatutnya berada, dengan siapa, apa yang anda perlu bawa bersama anda. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai teg "membeli-belah", "di tempat kerja", "dengan kanak-kanak", "telefon", "komputer". Anda juga boleh menunjukkan berapa banyak masa yang anda ada untuk kes ini atau keutamaannya. Kemudian, jika perlu, anda boleh mengisih semua kes dengan cepat mengikut tag.

4. Gambaran keseluruhan

Pastikan anda menyemak semua senarai sekali seminggu. Semakin lama anda meninggalkan sesuatu dalam Peti Masuk, semakin sukar untuk menanganinya kemudian.

• Satu tindakan seterusnya mesti ditakrifkan untuk setiap projek.
• Setiap item pada "Seterusnya" mestilah sesuatu yang anda mahu lakukan pada minggu akan datang. Alihkan semua perkara yang tidak perlu ke senarai "Suatu Hari" atau padamkannya sama sekali.
• Dari semasa ke semasa, cuba alihkan sesuatu daripada senarai "Suatu Hari" ke "Langkah seterusnya".

5. Pelaksanaan

Mengambil tindakan! Jika anda telah menyusun sistem anda dengan betul, ini akan menjadi langkah yang paling mudah. Dengan mengulangi empat langkah pertama secara tetap, anda akan yakin sepenuhnya bahawa semua perkara dalam senarai adalah perlu untuk anda membuat kemajuan dan lebih dekat dengan matlamat anda.