Cara mengatur sesuatu dan mengikuti segala-galanya: panduan lengkap kepada sistem GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Dari teori kepada templat untuk membantu merancang sebarang projek.

Mengapa GTD bagus?

Masalah dengan perkhidmatan produktiviti ialah setiap orang meletakkan diri mereka sebagai tempat di mana mereka boleh menyelesaikan semua masalah, menyimpan maklumat, berkomunikasi. Kebanyakan perkhidmatan meminta anda untuk memberi keutamaan dan bertindak ke atasnya.

Tetapi hanya sedikit yang dapat menumpukan perhatian pada melaksanakan tugas penting dan tidak memberi perhatian kepada semua jenis perkara kecil: tugas mendesak, permintaan daripada rakan sekerja, rakan atau kenalan. Bila banyak tugas, susah nak uruskan. Oleh itu, dalam amalan, anda perlu menggunakan beberapa perkhidmatan untuk menguruskan hal ehwal. Apabila terdapat banyak perkara yang perlu dilakukan, kami mula keliru dalam perkhidmatan dan senarai ini dan akhirnya berhenti menggunakannya.

Metodologi Getting Things Done (GTD) menyediakan pelan tindakan universal untuk membina satu sistem di mana anda boleh menyelesaikan sebarang masalah. Anda akan dapat berehat dan tidak bimbang, kerana anda akan pasti bahawa anda tidak akan melupakan apa-apa. Pada masa yang tepat, sistem akan menggesa perkara yang perlu dilakukan dan perkara yang perlu difokuskan.

Jadi mengapa begitu ramai yang bekerja tidak produktif?

Orang ramai mula bekerja secara tidak produktif apabila terdapat banyak projek, kes dan tugas. Sukar untuk mereka menyimpan semua ini dalam kepala mereka, apatah lagi mengutamakan. Oleh itu, sama ada tiada langsung dibuat, atau apa yang paling mudah dilakukan, dan perkara penting ditangguhkan sehingga kemudian. Masalah lain muncul: apabila tugas mendesak terpaksa diselesaikan semalam.

Di samping itu, orang itu mula letih lebih cepat, menjadi mudah marah. Dia sentiasa berlari seperti tupai dalam roda rutin, dan projek kewangan dan strategik yang sangat penting ditinggalkan di luar.

Sistem Getting Things Done, yang diterangkan oleh David Allen dalam buku yang diterbitkan pada tahun 2001 dan menjadi buku terlaris dunia, akan membantu menangani situasi ini.

Beritahu saya tentang konsep asas GTD yang perlu anda ketahui

Rutin - ini adalah perbuatan, fikiran dan kebimbangan yang mengganggu, mengalih perhatian dan membazirkan tenaga. Sehingga rutin diterjemahkan ke dalam tugas, ia tidak boleh dikawal. Memikirkan masalah yang sama beberapa kali ialah penggunaan tenaga kreatif yang tidak berkesan yang menimbulkan kekecewaan dan tekanan.

Matlamat GTD adalah untuk membebaskan kepala anda daripada rutin dan menghilangkan tekanan dalaman.

Ingatan operasi manusia- kawasan otak di mana memori jangka pendek terletak. Di sinilah kita biasanya meletakkan urusan semasa yang belum selesai, janji yang dibuat kepada orang lain dan pemikiran lain yang mengganggu kita. Malangnya, terdapat had kepada jumlah rutin yang boleh anda simpan agar otak anda berfungsi dengan baik. Jika RAM anda penuh, anda akan terganggu oleh tugas-tugas kecil dan melupakan matlamat anda, yang membawa kepada tekanan.

Alat Pengumpul Maklumat- ke mana maklumat itu pergi dan ke mana anda merekodkan perkara yang perlu dilakukan. Sebagai contoh:

• penganjur;
• buku nota;
• E-mel;
• kalendar;
• rakaman suara.

Bakul "Peti Masuk"- satu repositori untuk rutin yang anda jadikan tugas dan tugasan. Salah satu peraturan yang paling penting untuk bekerja dengan Peti Masuk anda ialah membersihkannya dengan kerap.

Tindakan mudah - tindakan satu langkah yang mengambil masa kurang daripada dua minit untuk diselesaikan. Dalam amalan, adalah lebih mudah untuk memperuntukkan lima minit untuk perkara sedemikian.

Projek - tugas yang memerlukan lebih daripada satu langkah untuk diselesaikan. Adalah perlu untuk meninggalkan peringatan tentang projek dan menerangkan langkah pertama untuk pelaksanaannya. Akibatnya, projek itu bertukar menjadi tindakan mudah yang boleh disiapkan dalam lima minit akan datang dan mendapat hasil akhir.

Projek mesti mempunyai pautan ke kad atau fail, yang menerangkan butiran: bertanggungjawab, tarikh akhir, kategori (contohnya, "Pemasaran", "Perundangan", "Pembangunan"), pautan ke kad yang lebih kecil dengan tugas. Struktur ini mudah diatur di Trello.

Senarai konteks - senarai tugas yang mudah dilaksanakan dalam keadaan tertentu. Contohnya, dalam senarai kontekstual "Pembelian" akan terdapat senarai perkara dan produk yang perlu dibeli di kedai. Senarai Panggilan mungkin mengandungi senarai panggilan untuk dibuat apabila anda bebas.

Adalah mudah untuk membuat senarai kontekstual individu untuk orang yang anda bekerjasama dan berkomunikasi. Apabila bertemu dengan orang tertentu, anda boleh membuka senarai dengan cepat dan menyelesaikan isu yang diperlukan.

Bagaimanakah saya menggunakan kalendar?

Perkara berikut hendaklah dimasukkan dalam kalendar:

• tindakan yang perlu dilakukan pada masa tertentu (mesyuarat, mesyuarat perniagaan, seminar);
• tindakan yang perlu dilakukan pada hari tertentu (selesaikan projek pada tarikh tertentu, ambil bahagian dalam persidangan);
• maklumat tentang tarikh tertentu (ulang tahun, hari lahir, cuti).

Saya menggunakan Kalendar Google untuk menjejaki semua perkara ini. Perkhidmatan ini mudah kerana:

• boleh diakses dari telefon dan dari komputer;
• beberapa kalendar boleh dipaparkan pada satu skrin sekaligus;
• terdapat peringatan pada telefon pintar.

Jika anda menambahkan sesuatu pada kalendar, anda sama ada melakukannya atau menangguhkannya ke tarikh lain. Tidak perlu mengacaukan kalendar dengan senarai tugasan yang kerap dijadualkan semula dari hari ke hari. Terdapat penyelesaian berasingan untuk senarai tersebut.

Jika anda kerap perlu menghubungi pelanggan, pembekal atau kontraktor pada masa tertentu, lebih baik menggunakan sistem CRM untuk ini.

Apakah senarai yang perlu anda buat?

Senarai tindakan keutamaan

Menyusun laporan mingguan, memeriksa tapak web pesaing, mengosongkan peti masuk dalam peti mel anda, menyediakan tugasan teknikal untuk pereka bentuk - semua tindakan ini mengambil masa lebih daripada dua minit, tetapi tindakan ini tidak boleh diserahkan kepada sesiapa. Kami meletakkan perkara sedemikian dalam senarai tindakan keutamaan dan melaksanakannya pada siang hari.

Peraturan untuk bekerja dengan senarai sedemikian:

• Senarai jangan banyak, cukup dua tiga. Contohnya, Peribadi, Kerja, Keluarga. Jika anda mempunyai tugas daripada senarai untuk hari tertentu, tetapkan peringatan pada kalendar anda.
• Adalah mudah untuk menandakan tugas dalam senarai ini mengikut konteks: "Di jalan raya", "Di komputer", "Baca", "Beli", "Janji". Tugasan boleh mempunyai satu atau lebih label. Sebagai contoh, tugas "Walk the Dog" akan merujuk kepada projek "Peribadi" dan label "Janji".
• Sebelum menambah tugas pada senarai, pertimbangkan sama ada anda perlu melakukannya sama sekali. Jika jawapannya ya, tentukan sama ada anda perlu melengkapkan kes itu secara peribadi. Lagipun, anda boleh menghantar mesej suara kepada orang bawahan dan mewakilkan kepadanya. Tugasan yang telah anda berikan akan dilabelkan "Ditugaskan". Ia akan mengandungi kes daripada kedua-dua senarai Kerja dan senarai Peribadi.
• Semak senarai dengan kerap. Lakukan ini apabila anda mempunyai masa lapang. Naikkan tugas yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
• Bersihkan senarai tugasan anda sekurang-kurangnya sebulan sekali.

Senaraikan "Suatu Hari nanti"

Senarai ini akan termasuk perkara yang tidak memerlukan tindakan aktif. Ia boleh menjadi:

• buku, rekod, latihan video yang anda ingin beli;
• kemahiran berguna yang anda ingin kuasai;
• tempat yang anda ingin lawati;
• barang yang anda ingin beli.

Anda perlu menyemak senarai ini secara berkala, mencatat nota dan mengubahnya menjadi matlamat di mana kerja akan dijalankan.

Bagaimanakah anda menyimpan maklumat rujukan yang berguna pada masa hadapan?

Maklumat ini tidak memerlukan sebarang tindakan. Kriteria utama untuk repositori maklumat ini:

• Carian mudah mengikut tajuk, tag, penerangan ringkas.
• Kemudahan meletakkan maklumat dalam repositori.
• Struktur intuitif penyimpanan maklumat. Apabila data baharu masuk, anda perlu memilih kategori dan subkategori dengan cepat untuk meletakkannya.
• Ketersediaan storan daripada sebarang peranti.

Adakah terdapat ritual GTD wajib?

Ya, terdapat beberapa daripada mereka.

Pengumpulan semua maklumat dalam bakul "Peti Masuk"

Terdapat banyak alat untuk mengumpul maklumat. Tetapi semua ini harus mengalir ke satu tempat, dengan mana anda akan terus bekerja.

Mengosongkan Sampah Peti Masuk

Sekali atau dua kali seminggu, anda perlu menyemak senarai Peti Masuk dan mengisih terkumpul mengikut folder atau pintasan. Ritual ini harus menjadi kebiasaan, yang terbentuk daripada algoritma tindakan yang boleh difahami dan pengulangan sistematiknya.

Anda harus mempunyai pelan langkah demi langkah yang mudah untuk cara anda membersihkan sistem tugasan anda setiap minggu. Buat kalendar di mana anda akan menandakan hari apabila kes itu ditangani. Berikan diri anda hadiah jika, sebagai contoh, dalam 30 hari sekurang-kurangnya 20, anda mengosongkan Peti Masuk anda dan memotong hari pada kalendar anda.

Semakan senarai tindakan keutamaan dan senarai "Suatu Hari", keutamaan

Apabila menyemak senarai, adalah penting untuk memberi keutamaan dengan betul dan realistik tentang kekuatan anda. Ini adalah perlu supaya tidak membebankan diri anda dengan tugas yang berat dan tidak menderita daripada menyedari ketidakcekapan anda.

Memusnahkan bakul yang tidak perlu

Selalunya, semasa berkomunikasi dengan rakan sekerja dan rakan kongsi, peti mel, dokumen dan senarai baharu muncul.

Tugas anda adalah untuk mengautomasikan segala-galanya sebanyak mungkin supaya data mengalir ke dalam folder Peti Masuk.

Ia boleh sama ada peti mel atau perancang elektronik. Untuk automasi dan pengalihan semula maklumat, perkhidmatan IFTTT dan Zapier adalah sesuai. Seharusnya terdapat lebih sedikit bakul untuk mengumpul maklumat.

Bagaimana untuk bekerja dengan bakul Peti Masuk dan mengisih kes terkumpul?

Mula-mula, ekstrak tugas, kes atau maklumat daripada peti masuk anda dan jawab soalan, "Apakah ini? Adakah anda benar-benar perlu melakukan sesuatu?"

Jika anda tidak perlu melakukan apa-apa, anda mempunyai dua pilihan. Kalau sampah yang tidak berguna lagi, anda buang. Jika maklumat itu berguna, letakkan dalam arkib. Ia harus distrukturkan mengikut kategori dan teg, jadi mudah untuk mencari perkara yang anda cari.

Jika anda perlu melakukan sesuatu dengan maklumat tersebut, terdapat tiga pilihan:

1. Lengkapkan yang diperlukan. Jika tindakan itu penting dan tidak akan mengambil masa lebih daripada 2-5 minit.

2. Mewakilkan kepada seseorang. Jika tindakan mengambil masa lebih daripada dua minit, pertimbangkan sama ada anda boleh mewakilkannya kepada seseorang.

Apabila mewakilkan kepada seseorang, perkara berikut hendaklah ditulis:

• keputusan akhir;
• rancangan kerja (jalan ke matlamat);
• tarikh akhir untuk menyelesaikan tugas;
• tarikh kawalan dan keputusan yang mesti sedia untuknya (pertengahan atau akhir).

3. Tangguh untuk masa hadapan. Dengan berbuat demikian, nyatakan:

• hasil yang diingini;
• tindakan seterusnya yang terdekat untuk diambil. Ingat: adalah mustahil untuk menyelesaikan projek secara keseluruhan, anda hanya boleh mengambil langkah mudah tertentu yang akan membawa anda lebih dekat kepada hasil akhir;
• tarikh akhir. Jika tiada jangka masa yang tepat, tambahkan tindakan itu pada senarai "Suatu Hari".

Anda boleh menghantar mesej kepada diri sendiri untuk menerimanya pada hari yang ditetapkan. Untuk ini, kedua-dua "Kalendar Google" dengan peringatan pada hari yang betul dan aplikasi mel Boomerang, yang akan menghantar e-mel kepada anda pada masa tertentu, adalah sesuai.

Bagaimana untuk merancang kerja anda?

Semua kerja boleh dibahagikan kepada tiga langkah:

1. Pelaksanaan yang dirancang lebih awal. Ia boleh menjadi kedua-dua perkara penting secara strategik yang membawa anda lebih dekat kepada matlamat anda, atau rutin yang hanya perlu dilakukan.
2. Menjalankan kerja seperti yang muncul secara tidak dijangka. Ini adalah apabila tugas daripada rakan sekerja, pengurus, surat daripada pelanggan tiba pada siang hari.
3. Merancang untuk kerja selanjutnya: merangka dan menyemak senarai, menetapkan keutamaan. Perkara ini tidak sepatutnya mengambil masa terlalu lama untuk anda melakukan perancangan demi perancangan.

Amalan merancang kes dan tugasan (buku memo) diterangkan dalam buku oleh David Allen.

Perunding Pengurusan Masa dan Prestasi Peribadi David Allen, pengarang Metodologi Produktiviti GTD

Untuk buku peringatan, anda memerlukan 43 folder: 31 ditandai dengan nombor dari 1 hingga 31, 12 lagi dengan nama bulan. Folder harian diletakkan di hadapan mulai esok. Di belakang folder dengan nombor 31 adalah folder untuk bulan berikutnya, dan di belakangnya adalah folder dengan baki bulan.

Kandungan folder untuk hari berikutnya dipindahkan setiap hari ke tong sampah, kemudian folder itu diletakkan di belakang folder harian terakhir (seolah-olah dibawa ke bulan berikutnya). Apabila anda mengosongkan folder 31 untuk bulan semasa, akan ada folder dengan nama bulan baharu di belakangnya, diikuti dengan folder dengan hari bulan baharu. Begitu juga, folder dengan bulan semasa apabila ia telah berlalu dipindahkan ke tahun berikutnya.

Dalam folder tertentu, anda perlu menyimpan dokumen yang memerlukan tindakan khusus (borang yang mesti diisi, surat untuk dihantar).

Untuk sistem berfungsi, ia perlu dikemas kini setiap hari. Jika anda terlupa untuk mengemas kini folder esok, anda tidak boleh mempercayai sistem. Maklumat penting akan terlepas, yang perlu ditangani dengan cara lain.

Jika anda pergi selama beberapa hari, maka sebelum pergi anda perlu menyemak folder untuk hari-hari di mana anda akan tidak hadir.

Bagaimana untuk mengaturnya dalam amalan, dengan mengambil kira sistem perancangan moden:

1. Daripada buku yang tidak dapat dilupakan, gunakan penganjur dengan senarai tugasan untuk setiap hari dan masukkan tugasan untuk hari semasa ke dalamnya. Mesyuarat dan urusan yang terikat dengan masa hendaklah direkodkan dahulu dan peringatan hendaklah ditetapkan supaya sistem memberitahu mereka terlebih dahulu.
2. Buat fail dengan senarai tugasan selama sebulan. Ini ialah senarai perkara yang ingin anda selesaikan pada masa ini. Anda menambah kes padanya sepanjang bulan. Semakan tugasan hendaklah dilakukan seminggu sekali. Apabila merancang tugas paling penting anda, sebarkan minggu demi minggu supaya anda memahami keutamaan anda. Anda akan melaksanakannya di tempat pertama, jika tidak, sepanjang masa akan pergi ke perkara-perkara kecil dan mendesak.
3. Buat fail dengan rancangan untuk tahun ini. Ia perlu disemak sebulan sekali. Kes daripada fail ini dipindahkan ke pelan bulanan.
4. Buat rancangan untuk tahun ini berdasarkan matlamat jangka panjang selama 3-5 tahun. Adalah lebih baik untuk menetapkan perkara-perkara ini sama ada pada akhir tahun, atau semasa bercuti, apabila kepala tidak sarat dengan tugas harian.

Empat perkara ini adalah apa yang David Allen panggil sistem perancangan semula jadi. Sistem ini membolehkan anda bergerak ke arah matlamat yang penting kepada anda dan tidak membuang masa untuk rutin.

Adakah terdapat pelan satu saiz yang sesuai untuk semua yang boleh digunakan untuk merancang sebarang projek?

Boleh. David Allen memanggilnya Model Perancangan Semula Jadi. Ia terdiri daripada beberapa langkah.

Langkah 1. Matlamat dan gambaran hasil yang ideal

Tentukan matlamat atau hasil akhir yang ideal, bayangkan anda telah mencapainya.

Terangkan dengan semua kriteria kejayaan (wang, orang, pengiktirafan). Lebih terperinci anda menerangkan hasil akhir, lebih kuat motivasinya, terutamanya pada saat anda perlu melakukan tindakan tertentu, tetapi tiada masa untuk ini.

Langkah 2. Prinsip

Terangkan prinsip yang akan anda ikuti semasa anda mencapai matlamat anda. Contohnya: "Saya akan memberi kebebasan penuh kepada orang ramai untuk bertindak jika mereka … (kekal dalam bajet, siapkan projek sebelum tarikh akhir tertentu)." Tanya diri anda: “Apakah tindakan yang boleh mengganggu aktiviti saya? Bagaimana saya boleh menghalang mereka?"

Prinsipnya jelas dan menyediakan garis panduan yang boleh dipercayai untuk pengurusan aktiviti.

Langkah 3. Sumbangsaran

Sumbang saran sambil mencatat semua idea berbeza yang terlintas di fikiran.

Prinsip utama sumbangsaran:

• jangan menilai;
• jangan pertikaikan;
• jangan menilai;
• jangan mengkritik;
• fikirkan tentang kuantiti, bukan kualiti;
• analisis dan organisasi sampingan.

Langkah 4. Pelan projek dalam bentuk senarai

Susun hasil sumbang saran anda ke dalam senarai tugasan. Mulakan perancangan pada penghujungnya dan lakukan perjalanan anda kembali. Ini akan memudahkan anda merancang dan mengenal pasti langkah pertama ke arah matlamat anda. Contoh perancangan dari akhir:

Tujuan (hasil yang ideal): Saya boleh berbahasa Sepanyol dan memahami orang.

kenapa ni: Saya mahu berkomunikasi tanpa penyertaan penterjemah semasa rundingan perniagaan dengan rakan kongsi Sepanyol dan bebas berkomunikasi dengan orang lain semasa bercuti di Sepanyol.

Langkah ke arah matlamat:

• Satu langkah sebelum mencapai matlamat: Saya menemui penutur asli Sepanyol dan bercakap dengannya dua kali seminggu.
• Satu langkah sebelum: Saya lulus peperiksaan penguasaan bahasa B1.
• Satu langkah sebelum: Saya lulus ujian kecekapan A1.
• Satu langkah sebelum itu: Saya mengikuti kelas bahasa Sepanyol lapan kali dalam sebulan dan menyelesaikan semua kerja rumah saya.
• Satu langkah sebelum itu: Saya mendaftar untuk kursus bahasa Sepanyol dan membayar untuk sebulan pengajian.
• Satu langkah sebelum: Saya mengumpul maklumat tentang kursus bahasa Sepanyol dan membuat jadual perbandingan.
• Langkah pertama: Saya telah merancang masa pada kalendar apabila saya mengumpul maklumat tentang kursus bahasa Sepanyol.

Apabila pasukan sedang mengerjakan satu tugas dan perlu menyusun keseluruhan rancangan di satu tempat, adalah mudah untuk menggunakan carta Gantt. Lajur pertama di dalamnya adalah peringkat dalam perjalanan ke matlamat, lajur kedua adalah yang bertanggungjawab. Selanjutnya akan ada lajur dengan tempoh masa. Sel akan mengandungi status peringkat tertentu, contohnya, "Dirancang", "Sedang berjalan", "Selesai", "Ditunda".

GTD dan sistem perancangan semula jadi boleh kelihatan menakutkan. Tetapi apabila anda menyesuaikannya untuk diri sendiri dan mula menggunakannya dengan kerap, anda akan merasakan bahawa segala-galanya lebih mudah daripada yang kelihatan pada pandangan pertama.