6 cara untuk menamatkan mesyuarat secepat mungkin dan mendapatkan keputusan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Anda perlu tahu cara mengatur mesyuarat dengan baik dan cekap. Ini tidak semudah yang kelihatan pada pandangan pertama. Tetapi jika anda belajar cara menetapkan masa yang sesuai, menggunakan persekitaran dan menetapkan matlamat dengan jelas, maka anda boleh mengendalikan mesyuarat dengan cepat dan cekap.

Pastikan matlamat jelas

Daripada berkata, "Mari kita kumpulkan seluruh pejabat pada pukul 11 pagi," tanya diri anda, "Apa yang ingin kita capai?"

Anda benar-benar perlu tahu sebab anda menganjurkan mesyuarat ini sama sekali:

• untuk menjana idea;
• untuk membuat keputusan;
• untuk menyelesaikan perjanjian;
• untuk menjawab soalan tentang perubahan yang akan datang.

Mungkin anda sesuai dengannya:

• untuk mendengar aduan daripada pekerja (perlukah ini dilakukan dalam format mesyuarat kumpulan?);
• untuk membincangkan semula perkara yang telah diputuskan;
• untuk melakukan sesuatu yang boleh dibincangkan atau diselesaikan melalui telefon atau e-mel.

Jangan adakan perhimpunan besar

Gunakan "peraturan dua pizza" yang hebat dan jangan jemput terlalu ramai orang ke mesyuarat. Anda perlu mencipta satu pasukan, setiap orang berada di tempatnya. Oleh itu, mesyuarat itu harus dihadiri oleh seberapa ramai orang yang anda boleh memberi makan dua piza.

Maksudnya bukan sahaja untuk memberi makan kepada semua yang datang ke mesyuarat. Kumpulan besar orang tidak boleh membuat keputusan dengan berkesan. Malah ada konsep. Ia berlaku dalam kumpulan besar orang, apabila individu tidak dapat menyatakan pendapat mereka sendiri kerana takut akan kutukan daripada rakan sekerja dan pemimpin. Kumpulan kecil lebih mudah dari sudut pandangan ini. Oleh itu, mereka lebih berkesan.

Masa dahulu, kemudian pemasa

Orang yang lambat datang sangat menjengkelkan dan mengganggu. Ajar mereka datang tepat pada masanya.

Jika mereka tidak menghargai masa mereka, mereka juga tidak akan menghargai masa orang lain.

Lakukan ini seperti berikut.

Sediakan masa mesyuarat untuk, katakan, 08:48. Yang menghairankan, langkah ini akan berjaya, dan orang ramai akan mula tiba tepat pada masanya. Bagi mereka yang lewat, anda perlu mengajar mereka untuk membayarnya. Dan bukan wang. Biarkan, sebagai contoh, menyanyi. Penalti seperti ini lebih berkesan daripada penalti monetari. Dalam masa sebulan anda akan lupa bagaimana bunyi nyanyian orang bawahan anda.

Dan, sudah tentu, latih diri anda untuk menetapkan pemasa. Untuk setiap penceramah, jika ada, dan untuk keseluruhan mesyuarat secara umum. Dengan cara ini mesyuarat tidak akan berlarutan dan anda akan tahu apa yang telah anda belanjakan setiap minit.

Kerusi mesti betul

Cara orang duduk di dalam dewan juga sangat penting:

• duduk dalam bulatan berguna untuk kerjasama, perbincangan, membuat keputusan umum;
• duduk dalam barisan berguna jika anda perlu merangsang persaingan dan keinginan untuk bersaing dengan rakan sekerja.

Jika anda perlu mengadakan mesyuarat yang cepat dan sangat produktif, alihkan semua kerusi keluar dari bilik. Banyak kajian menunjukkan bahawa semakin lama kita berdiri, semakin kita berkedut. Saya mahu mengambilnya dengan segera dan membuat keputusan secepat mungkin. Selain itu, berdiri sebentar boleh baik untuk kesihatan anda.

Keluarkan komputer riba dan telefon

Jika tidak, anda akan sentiasa terganggu. Kedua-dua anda dan rakan sekerja anda perlu melakukan apa sahaja yang anda rancang dan menamatkan mesyuarat secepat mungkin. Jadi berhenti menatap skrin telefon pintar anda. Sebaliknya, keluarkan pen dan sekeping kertas. Maklumat lebih mudah diingati.

Agenda tidak dibuat "untuk pertunjukan"

Anda benar-benar perlu mengusahakannya. Kebanyakan mesyuarat tidak produktif kerana agenda dibincangkan tanpa henti. Cuba rumuskan agenda dalam bentuk soalan dan bukannya menyatakan masalah.

Bukan "bincang kandungan video", tetapi "bila kandungan video akan siap?"

Apabila soalan ditanya, mereka mula mencari jawapan secara automatik. Ini adalah cara ia berfungsi.