3 petua untuk sentiasa menamatkan mesyuarat tepat pada masanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Belajar untuk memanfaatkan mesyuarat anda dengan memendekkannya dengan hanya 5-10 minit.

Jika terdapat beberapa janji temu pada hari itu, satu mesyuarat yang panjang boleh mengganggu semua rancangan. Usahawan Patrick Ewers menawarkan tiga strategi untuk mengelakkan perkara ini.

1. Sebelum mesyuarat: memendekkan tempoh mesyuarat

Selalunya, mesyuarat berlangsung setengah jam atau satu jam. Adalah paling mudah untuk memasukkan selang masa sedemikian ke dalam kalendar. Tetapi kerana ini, ternyata satu pertemuan bermula sejurus selepas yang lain. Akibatnya, terdapat banyak kesulitan.

Gantikan mesyuarat setengah jam dengan mesyuarat 25 minit dan mesyuarat setiap jam dengan mesyuarat 50 minit. Anda akan mempunyai masa untuk melakukan semuanya sama seperti sebelumnya. Tetapi di antara dua pertemuan berikutan antara satu sama lain, akan ada sedikit masa lagi untuk persediaan, atau menyelesaikan isu-isu mendesak.

Untuk tidak menyinggung perasaan mana-mana peserta, beri amaran tentang perubahan terlebih dahulu. Apabila membuat temu janji, nyatakan bahawa mesyuarat anda kini mengambil masa 25 atau 50 minit.

2. Semasa mesyuarat: ingatkan hadirin tentang tujuan mesyuarat dan bersama-sama merumuskan

Minit pertama mesyuarat adalah sangat penting. Gunakannya untuk mengingatkan semua orang tentang tujuan anda berada di sini dan berapa lama mesyuarat itu akan berlangsung. Sebutkan bahawa anda mempunyai kira-kira 50 minit untuk membincangkan semua isu, dan lima yang terakhir akan diluangkan untuk meringkaskan. Kemudian tiada siapa yang akan terkejut bahawa anda mula menutup mesyuarat selepas 45 minit. Kemungkinan besar, peserta lain juga akan bersyukur, kerana dengan cara ini anda menjimatkan bukan sahaja masa anda, tetapi juga masa mereka.

Tetapkan peringatan atau, yang akan berdering dalam masa 45 minit, dan letakkan telefon di atas meja supaya semua orang mengingati masa dan tidak terganggu. Apabila penggera berbunyi, tamatkan mesyuarat, di mana sahaja anda berada.

Jika anda tidak mempunyai masa untuk menyelesaikan semua isu, dalam baki lima minit, jadualkan mesyuarat baharu pada hari berikutnya. Dan:

• ulangi siapa yang membuat komitmen;
• senaraikan secara ringkas penemuan utama;
• bersetuju dengan langkah seterusnya;
• Kongsi sesuatu yang positif, seperti apa yang anda nikmati dalam mesyuarat ini.

3. Selepas mesyuarat: semak semula secara ringkas mesyuarat yang lalu dan bersedia untuk pertemuan seterusnya

Selepas mesyuarat selama 50 minit, anda sepatutnya mempunyai 10 minit percuma. Luangkan lima yang pertama untuk menganalisis perkara utama mesyuarat sebelumnya, supaya tidak melupakan apa-apa. Juga, catat draf surat kepada semua peserta untuk mengingatkan mereka dan komitmen. Ini akan meningkatkan nilai masa yang dibelanjakan, dan sebagai tambahan, ia akan memberikan sesuatu yang lebih berharga - rasa siap.

Luangkan masa lima minit kedua untuk persediaan untuk mesyuarat yang akan datang. Jika anda sudah mengenali ahli, ingatkan diri anda:

• apakah isu yang perlu dibincangkan;
• apakah tugas terdahulu yang perlu diselesaikan;
• apa yang anda tahu tentang peserta: kepentingan profesional dan peribadi mereka.

Jika anda tidak biasa dengan orang yang akan anda temui, cari maklumat tentangnya: nyatakan nama dan kedudukan, lihat profil di rangkaian sosial. Dan fikirkan tentang frasa yang anda akan mulakan perbualan.