7 peraturan komunikasi perniagaan dalam utusan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Bagaimana untuk berkelakuan dalam sembang, supaya tidak kehilangan muka di hadapan pelanggan dan tidak membingkai rakan sekerja.

1. Jangan gunakan messenger sebagai satu-satunya saluran komunikasi

Sembang adalah untuk kecekapan. Adalah mudah untuk menjelaskan dengan cepat titik kerja yang tidak boleh menunggu. Walau bagaimanapun, anda tidak seharusnya menterjemahkan semua surat-menyurat kerja ke dalam utusan: mesej utama hilang di dalamnya (dan kadangkala ia dipadamkan), dan orang yang tidak bertanggungjawab membuat keputusan sering terlibat dalam perbincangan isu tersebut. Ini hanya merumitkan komunikasi.

2. Jangan membuat keputusan serius dalam surat-menyurat

Walaupun penggunaan utusan segera secara meluas dalam kedua-dua syarikat kecil dan antarabangsa, etika perniagaan belum lagi mengklasifikasikan saluran ini sebagai saluran rasmi. Jadi, sekiranya berlaku situasi yang boleh dipertikaikan, kebenaran adalah bagi orang yang mendapatkan perjanjian melalui e-mel.

Gunakan e-mel kerja anda untuk merekodkan perjanjian yang dicapai dalam WhatsApp atau Telegram dan menyelaraskan tindakan selanjutnya.

Satu lagi hujah yang memihak kepada cadangan ini ialah dokumen disimpan dalam mel dengan lebih dipercayai, jika perlu, anda akan mencari maklumat yang anda perlukan dengan cepat. Sedangkan anda mungkin dikecualikan daripada sembang, dan penghantar itu sendiri mungkin disekat esok.

3. Tulis secara ringkas dan pada intinya

Pengguna Messenger tidak suka mesej panjang yang perlu menatal tanpa henti.

Rumuskan pemikiran anda dengan jelas dan jelas dan patuhi peraturan "satu pemikiran, satu mesej". Bersikap singkat, jangan nyatakan diri anda secara kiasan, dan elakkan perkataan parasit. Ini menyumbat surat-menyurat. Daripada mengambil masa yang lama untuk menerangkan sesuatu, hantarkan contoh - pautan atau gambar. Jadi teman bicara anda akan segera memahami maksud ucapan itu.

4. Ikuti gaya siaran anda

Surat-menyurat kerja dalam utusan tidak membayangkan komunikasi tidak formal yang anda mampu lakukan dengan rakan baik atau ibu anda. Selepas membuat sembang atau dialog, anda tidak seharusnya menghantar sekumpulan emotikon dan menggunakan perkataan yang mungkin tidak diketahui oleh rakan bicara anda (contohnya, ASAP atau "forward").

Untuk memudahkan pertukaran daripada komunikasi peribadi kepada kerja, sebarkan surat-menyurat melalui utusan. Jadi, Telegram boleh digunakan untuk komunikasi kerja, dan WhatsApp - untuk peribadi.

5. Berhati-hati dengan emotikon

Emotikon dalam surat-menyurat perniagaan telah lama menjadi subjek perdebatan hangat. Tetapi jika kita bercakap tentang peraturan am, semuanya agak mudah di sini.

Jika anda baru sahaja bertemu seseorang dan tidak melihatnya secara peribadi, jangan hantarkan emotikon kepadanya: dia mungkin tidak menghargai, dan komunikasi selanjutnya anda tidak akan berjaya dengan cara yang terbaik.

Apabila anda menghantar mesej teks dengan rakan sekerja atau pelanggan yang anda kenali untuk masa yang lama dan memahami cara mereka bertindak balas terhadap mesej, emotikon akan sesuai. Walau bagaimanapun, di sini adalah lebih baik untuk dilakukan dengan set standard, dan lebih baik meninggalkan pelekat dengan Yegor Letov dan karikatur ahli politik terkenal untuk rakan-rakan.

6. Jangan takut untuk kerap menggunakan tanda soal

Tugas utama surat-menyurat dalam utusan adalah untuk mendapatkan jawapan kepada soalan semasa dengan cepat. Pada masa yang sama, ramai yang sering menerangkan secara terperinci intipati isu itu, tetapi tidak menjelaskan apa yang mereka mahu dapatkan daripada rakan sekerja atau pelanggan.

Tanya soalan, gunakan tanda tanya. Ini akan menarik perhatian orang lain kepada mesej dan menggalakkan mereka membalas kepada anda secepat mungkin.

7. Semak T9

Autocorrect mengelakkan kesilapan ejaan kasar, tetapi kadangkala ia berkesan terhadap anda. Jika anda menghantar "proctologist" dan bukannya perkataan "productologist", penerima tidak akan segera memahami maksudnya. Dan mereka yang tidak begitu lucu akan tersinggung sama sekali.

Gunakan versi desktop messenger apabila boleh. Sebelum menghantar mesej, anda boleh menyemak ralat dengan cepat dan membetulkannya jika perlu.