Bagaimana untuk menjadi pekerja yang paling produktif di pejabat dan masih pulang pada pukul 5:30 petang

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kadang-kadang senarai tugasan kelihatan tidak berkesudahan kepada kami. Hanya dengan melihatnya, kita sudah berasa letih dengan kerja keras. Kita semua terseksa dengan persoalan bagaimana untuk menjadi produktif, mempunyai masa untuk menangani semua tugas kerja, tetapi pada masa yang sama tidak menghabiskan hari dan malam di tempat kerja. Dalam artikel ini kami akan cuba menjawabnya.

Ini ialah Cal Newport. Dan dia boleh dipanggil benar-benar produktif, kerana dia:

• seorang profesor di universiti, yang menghabiskan masa di sana sepenuh masa dan, sebagai tambahan kepada pasangan, menganjurkan pelbagai aktiviti untuk pelajar;
• menulis enam (atau lebih) artikel setiap tahun untuk jurnal saintifik;
• pengarang empat buku yang sangat baik dan sedang mengerjakan buku yang kelima;
• suami dan bapa yang prihatin;
• mengekalkan blog tentang produktiviti dan kecekapan, yang sentiasa dikemas kini dengan entri baharu.

Walaupun semua perkara di atas, dia selesai bekerja pada pukul 5:30 petang dan jarang berniaga pada hujung minggu.

Tidak, dia bukan superhero dan tidak mempunyai pasukan 15 pembantu. Mari kita berhenti cemburu dengan organisasi dan kecekapan sebegitu seminit dan fikirkan tentang cara Cal berjaya melakukan segala-galanya.

Di bawah anda akan temui petua yang akan membantu anda mempelajari cara mengurus masa anda dengan berkesan, berhenti malas, cuma mula melakukan lebih banyak perkara dan meninggalkan pejabat untuk pulang pada jam 17:30. Jadi, mari kita mulakan.

1. Senarai tugasan adalah jahat. Jadualkan sendiri

Senarai tugasan tidak berguna sendiri. Mereka hanyalah langkah pertama anda. Anda mesti membuat jadual yang jelas untuk diri sendiri. Untuk apa? Ini akan membantu anda merancang apa yang sebenarnya boleh anda lakukan. Ini akan membolehkan anda menyelesaikan tugas tertentu dengan tepat apabila anda boleh menyelesaikannya dengan paling cekap, dan bukan hanya kerana ia adalah nombor empat dalam senarai.

Selagi anda tidak mempunyai tarikh dan masa tertentu dalam senarai anda untuk setiap tugasan, anda hanya angan-angan.

Cal Newport

Perancangan menggalakkan anda untuk menghadapi realiti. Anda mempunyai masa yang terhad dan bilangan tugasan tertentu. Tetapi anda tidak boleh menentukan dengan tepat berapa lama setiap tugas akan diambil untuk anda. Apabila anda melihat keseluruhan skop kerja, anda akan dapat menghabiskan setiap waktu bekerja secara produktif, memerah lebih banyak daripadanya dan bekerja di mana dan bila dan di tempat yang lebih mudah untuk anda.

Pakar bersetuju bahawa jika anda tidak mengira masa yang tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, maka anda akan mengalami kegagalan terlebih dahulu.

Pasti ramai di antara anda kini berfikir bahawa kebanyakan tugasan muncul secara tiba-tiba dan tidak dapat dijangka dan dirancang. Ya, sudah tentu, tugas mendadak seperti itu sangat sukar untuk dimasukkan ke dalam jadual anda. Tetapi untuk ini anda tidak perlu tujuh jengkal di dahi. Semuanya boleh berubah pada bila-bila masa. Walaupun begitu, anda perlu mempunyai rancangan, jika tidak anda akan membuang masa anda sendiri.

Ingin berhenti menjadi seorang yang suka bertangguh? Jadual akan membantu anda.

Cal Newport

Kesedaran bahawa anda mempunyai skop kerja yang dirancang dengan jelas telah mengurangkan keinginan untuk berlengah-lengah dengan melakukan sesuatu. Anda tidak memikirkan sama ada anda perlu bekerja sekarang atau tidak - keputusan telah dibuat.

Adakah ini kedengaran terlalu teratur dan tidak terlalu menyeronokkan kepada anda? Fikir salah.

Penyelidikan membuktikan bahawa penjadualan bukan sahaja masa bekerja tetapi juga masa lapang adalah idea yang baik. Oleh itu, anda akan meningkatkan kualiti hidup anda: taraf hidup orang yang merancang dengan jelas walaupun masa lapang mereka jauh lebih tinggi daripada mereka yang tidak.

Okay, kami membuang senarai tugasan dan menyusun jadual tertentu. Sekarang mari belajar bagaimana untuk membuat keutamaan, kerana anda tidak boleh bekerja 24 jam tujuh hari seminggu, bukan?

2. Andaikan anda akan pulang pada pukul 5:30 petang, dan kemudian rancang perkara yang perlu dilakukan sebelum waktu itu

Kerja akan mengambil masa sepanjang masa yang anda berikan. Beri dia 24 jam, tujuh hari seminggu, dan yakinlah, pekerjaan itu akan menghabiskan semua 168 jam itu.

Anda perlu menetapkan sempadan jika anda mahu mengimbangi kerja dan kehidupan peribadi. Kekangan masa akan menyumbang kepada kecekapan anda.

Tetapkan tarikh akhir untuk diri sendiri: anda meninggalkan kerja pada jam 5:30 petang. Dan kemudian rancang jumlah tugasan yang boleh anda kuasai pada masa ini.

Cal memanggil prestasi jadual yang ketat ini.

Anda juga boleh pergi ke arah lain: buat sendiri jadual kerja yang ideal untuk gelandangan, dan kemudian lakukan sebaliknya. Bekerja keras dan bersungguh-sungguh tanpa mengasihani diri sendiri. Percayalah, apabila anda bekerja keras, penyelesaian yang bijak dan berguna akan menemui anda sendiri.

Tetapi jangan lupa bahawa anda perlu melindungi diri anda daripada terlalu banyak bekerja. Anda sepatutnya berasa seperti anda mengawal jadual anda. Semakin anda berasa mengawal keadaan, semakin kurang tekanan yang anda alami.

Okay, anda bayangkan hari yang sesuai untuk gelandangan dan lakukan sebaliknya. Ini akan membantu anda menangani tugas semasa anda dengan cekap. Bagaimana dengan projek jangka panjang?

3. Buat rancangan untuk minggu semasa

Saya fikir anda akan bersetuju bahawa rancangan jangka pendek tidak lagi menarik. Jika anda hanya memikirkan hari ini, anda tidak akan pernah ke hadapan.

Adakah anda ingin menulis buku, terlibat dalam pelbagai aktiviti, membuat penyelidikan dan menjadi ibu bapa yang baik pada masa yang sama? Anda memerlukan rancangan khusus untuk minggu itu.

Cal Newport

Orang ramai tidak suka melihat rancangan jangka panjang, tetapi mereka lupa berapa banyak manfaat yang boleh mereka bawa. Saya tahu apa yang saya lakukan setiap jam, hari, minggu, bulan dalam hidup saya. Adakah anda fikir ini sukar? Lebih mudah daripada yang anda fikirkan. Ia mengambil masa satu jam pada pagi Isnin. Sahaja.

Pagi Isnin saya membuat rancangan untuk minggu ini. Saya menyemak mel saya, memikirkan tugas yang perlu saya selesaikan, menyemak kalendar saya dan berfikir tentang cara merancang masa saya seperti ini. Sebaik sahaja saya mempunyai rancangan, saya e-melkannya kepada diri saya sendiri, kini saya akan sentiasa melihatnya dalam Peti Masuk saya. Di sini saya boleh memerhatikannya setiap hari, dan saya juga boleh sentiasa kembali kepadanya berkali-kali sehari jika saya tiba-tiba terlupa tentang keutamaan saya.

Dan Cal betul. Anda menghabiskan masa anda dengan lebih cekap apabila anda mengikuti rancangan.

Mungkin anda berfikir bahawa sudah cukup untuk memikirkan semua tugas yang akan datang untuk minggu ini di kepala anda, tetapi tidak perlu menuliskannya. Tidak, ia bukan seperti itu.

Jika anda menulis rancangan urusan, maka semakin besar kemungkinan anda akan mematuhinya: anda akan mempunyai sesuatu yang ketara, tidak ideal, ia akan mengingatkan anda tentang keutamaan anda.

Jadi, anda kini mempunyai jadual yang jelas dan rancangan mingguan. Tetapi anda merasakan ada sesuatu yang hilang. Dan anda berfikir dengan betul.

4. Lakukan lebih sedikit tugas, tetapi lakukan dengan penuh semangat

Anda mungkin berfikir sesuatu seperti, "Saya terlalu banyak yang perlu dilakukan. Saya tidak akan dapat menghadapi mereka dalam tempoh masa yang ditetapkan."

Dan Cal mengakui bahawa anda mungkin betul. Tetapi anda tidak sepatutnya berputus asa atau bekerja dalam keadaan panik sehingga jam 22:00.

Anda sepatutnya mempunyai lebih sedikit untuk dilakukan daripada yang anda ada sekarang. Ingat bahawa tidak semua urusan anda adalah penting seperti yang mungkin kelihatan. Anda mengatakan ya lebih kerap daripada yang sepatutnya. Tanya diri anda, "Apakah yang benar-benar berharga bagi saya dalam hidup?" Dan kemudian potong sebanyak mungkin yang tidak perlu.

Cal Newport

Kami sentiasa dihargai untuk apa yang kami lakukan yang terbaik. Jadi, jika anda ingin berjaya, jangan terlalu tertekan, biarkan anda melakukan lebih sedikit tugasan, tetapi anda akan berpeluang melaksanakannya dengan lebih baik. Orang kata ya terlalu kerap. Saya katakan tidak kepada ramai dan ramai. Saya tanpa belas kasihan mengelak tugas yang melegakan saya jika saya merasakan bahawa ia tidak begitu penting kepada saya.

Anda berasa seperti anda tiada masa langsung, tetapi John Robinson, pakar pengurusan masa, tidak bersetuju dengan anda dan percaya bahawa hari ini kita boleh mempunyai lebih banyak masa lapang berbanding sebelum ini.

Dia menegaskan bahawa orang moden tidak bekerja lebih keras daripada pendahulu mereka (walaupun kebanyakan kita berfikir sebaliknya). Penyelidikan menunjukkan bahawa sejak 40 tahun yang lalu, orang telah menghabiskan lebih sedikit masa untuk menyelesaikan tugasan kerja dan lebih cenderung untuk terlibat dalam gangguan yang tidak produktif. Setiap orang, menurut John, mempunyai masa untuk berehat.

Apakah kesimpulan daripada ini? Anda berasa seperti anda tidak mempunyai masa kerana ia dipecahkan kepada tugas-tugas kecil yang menjengkelkan yang menguras hidup anda dan anda.

Jadi, kurangkan. Tetapi lakukan "kurang" dengan semangat dan keterujaan.

Pelan anda berstruktur dan ia sesuai dengan jadual anda. Tetapi satu soalan masih terbuka: apakah tugas yang perlu anda lakukan?

5. Kurang memberi perhatian kepada tugas-tugas kecil - fokus pada perkara yang lebih diutamakan

Di tempat kerja, kita melakukan pelbagai perkara. Perkara-perkara kecil seperti menghuraikan e-mel, semasa dan, jika anda fikirkan, tidak semestinya mesyuarat yang perlu dan mencuri dengar gosip pejabat seterusnya tidak memerlukan sebarang usaha mental khas daripada kami. Anda tidak menggunakan bakat anda di sini. Jika anda terlibat dalam mana-mana perniagaan penting, maka ia memerlukan pengaktifan semua kebolehan dan kemahiran anda. Ini membawa kepada hasil yang berkualiti.

Apa masalah dengan tugas kecil? Kita tenggelam dalam "air cetek".

Orang yang sering bekerja pada hujung minggu dan malam berasa seperti mereka melakukan lebih kurang daripada mereka yang mengucapkan selamat tinggal untuk bekerja pada pukul lima petang. Ini kerana mereka banyak bekerja, tetapi kepentingan tugas yang mereka lakukan tidaklah besar.

Tidak mungkin sesiapa menjadi CEO hanya kerana mereka menjawab semua e-mel atau menghadiri satu mesyuarat kecil yang tidak perlu. Ya, pelaksanaan dengan teliti walaupun tugas kecil akan menyelamatkan anda daripada dipecat, tetapi anda akan dapat berkembang hanya apabila tugas berskala besar menjadi keutamaan utama anda.

Mempunyai masa untuk menumpukan secara eksklusif kepada tugas keutamaan. Bagaimana untuk memulakan perniagaan yang sukar ini?

Perkara utama ialah berhenti menyemak e-mel anda pada waktu pagi.

Tim Ferris Pengarang Terlaris Cara Bekerja 4 Jam Seminggu

Cuba untuk tidak menyemak e-mel anda dalam dua jam pertama selepas bangun tidur. Malah sukar bagi sesetengah orang untuk membayangkan ini, mereka pasti akan mempunyai soalan seperti: “Bagaimana saya boleh melakukan ini? Saya pasti perlu menyemak mel saya, jika tidak, saya tidak akan dapat pergi bekerja. Anda akan terkejut mengetahui bahawa dalam kebanyakan kes ini tidak berlaku sama sekali.

Ya, mungkin anda benar-benar perlu pergi ke e-mel anda dan mengumpul maklumat yang akan membolehkan anda menyelesaikan tugas 100%. Tetapi anda boleh melengkapkannya terlebih dahulu sebanyak 80 atau 90%, dan kemudian merangkak ke dalam surat anda untuk mendapatkan maklumat tambahan. Oleh itu, anda akan menyelamatkan diri anda pada waktu pagi daripada maklumat yang tidak perlu dan luar, yang perhatian anda pasti akan beralih, dan anda akan dapat menumpukan diri anda secara eksklusif untuk bekerja.

Jadi bagaimana kita mengikat semua perkara di atas bersama-sama? Peliknya, sekadar meringkaskan.

Cal memberi kami lima petua yang baik:

1. Senarai tugasan adalah jahat. Buat jadual untuk diri sendiri.
2. Andaikan anda akan pulang pada pukul 5:30 petang, dan kemudian rancang perkara yang perlu dilakukan sebelum waktu itu.
3. Buat rancangan untuk minggu semasa.
4. Lakukan lebih sedikit tugas, tetapi lakukan dengan penuh semangat.
5. Kurangkan perhatian kepada tugas kecil - fokus pada keutamaan yang lebih tinggi.

Sekarang perkataan "jadual" dan "rancangan" terdengar sejuk kepada anda, dan anda tidak memahami faedah khusus yang akan mereka berikan kepada anda. Tetapi apabila anda menjadikan mereka sebahagian daripada hidup anda, anda menyedari bahawa anda mempunyai masa lapang untuk keluarga dan rakan-rakan. Selain itu, anda akan melakukan perkara yang boleh anda banggakan.

Cal Newport

Kerja intelek sebenarnya adalah kerja yang mahir. Tetapi ia tidak sesukar yang kelihatan: anda tidak melakukan ukiran kayu, tetapi bekerja dengan maklumat. Anda mengembangkan idea. Anda perlu mengasingkan gandum daripada sekam dan kadangkala mencipta idea daripada bahan mentah. Jika anda mula melihat proses ini dari perspektif tuan, anda akan menjadi lebih bahagia, lebih berpuas hati dengan kerja anda dan, sudah tentu, lebih berjaya dalam kehidupan profesional anda.

Pilih siapa yang anda mahu jadi: pendiam pejabat atau pencipta yang berjaya?