12 helah mudah untuk menyelesaikan sesuatu dengan lebih pantas dalam Excel

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-13 02:30

Cara menambah data dengan cepat, mencipta jadual pintar atau menyimpan fail yang tidak disimpan.

1. Tambah data baharu pada carta dengan pantas

Jika data baharu muncul pada helaian untuk rajah yang diplot, yang perlu ditambah, maka anda hanya boleh memilih julat dengan maklumat baharu, salin (Ctrl + C) dan kemudian tampalkannya terus ke dalam rajah (Ctrl + V).

2. Isian Denyar

Katakan anda mempunyai senarai nama penuh (Ivanov Ivan Ivanovich), yang anda perlukan untuk bertukar menjadi nama singkatan (Ivanov I. I.). Untuk melakukan ini, anda hanya perlu mula menulis teks yang dikehendaki dalam lajur bersebelahan dengan tangan. Pada baris kedua atau ketiga, Excel akan cuba meramalkan tindakan kami dan melakukan pemprosesan selanjutnya secara automatik. Apa yang anda perlu lakukan ialah tekan kekunci Enter untuk mengesahkan, dan semua nama akan ditukar serta-merta. Begitu juga, anda boleh mengekstrak nama daripada e-mel, nama gam daripada serpihan, dan sebagainya.

3. Salin tanpa melanggar format

Anda berkemungkinan besar mengetahui penanda autolengkap ajaib. Ini ialah salib hitam nipis di penjuru kanan sebelah bawah sel, menarik padanya anda boleh menyalin kandungan sel atau formula ke beberapa sel sekaligus. Walau bagaimanapun, terdapat satu nuansa yang tidak menyenangkan: penyalinan sedemikian sering melanggar reka bentuk jadual, kerana bukan sahaja formula disalin, tetapi juga format sel. Ini boleh dielakkan. Sejurus selepas menarik salib hitam, klik pada tag pintar - ikon khas yang muncul di sudut kanan bawah kawasan yang disalin.

Jika anda memilih pilihan Isi Tanpa Pemformatan, Excel akan menyalin formula anda tanpa memformat dan tidak akan merosakkan reka letak.

4. Memaparkan data daripada hamparan Excel pada peta

Dalam Excel, anda boleh memaparkan geodata anda dengan cepat pada peta interaktif, seperti jualan mengikut bandar. Untuk melakukan ini, pergi ke Office Store pada tab Sisip dan pasang pemalam Peta Bing dari sana. Ini boleh dilakukan dari tapak dengan mengklik butang Dapatkan Sekarang.

Selepas menambah modul, anda boleh memilihnya daripada senarai juntai bawah Apl Saya pada tab Sisip dan letakkannya pada lembaran kerja anda. Ia kekal untuk memilih sel anda dengan data dan klik pada butang Tunjukkan Lokasi dalam modul peta untuk melihat data kami padanya. Jika mahu, dalam tetapan pemalam, anda boleh memilih jenis carta dan warna untuk dipaparkan.

5. Lompat pantas ke helaian yang diperlukan

Jika bilangan lembaran kerja dalam fail telah melebihi 10, maka ia menjadi sukar untuk menavigasinya. Klik kanan mana-mana butang tatal tab helaian di sudut kiri bawah skrin. Jadual kandungan akan muncul, dan anda boleh melompat ke mana-mana helaian yang dikehendaki serta-merta.

6. Tukarkan baris kepada lajur dan sebaliknya

Jika anda pernah terpaksa mengalihkan sel dari baris ke lajur dengan tangan, maka anda akan menghargai helah berikut:

1. Serlahkan julat.
2. Salin (Ctrl + C) atau, dengan mengklik butang kanan tetikus, pilih "Salin" (Salin).
3. Klik kanan sel di mana anda ingin menampal data dan pilih salah satu pilihan Tampal Khas dari menu konteks - ikon Transpose. Versi lama Excel tidak mempunyai ikon ini, tetapi anda boleh menyelesaikan masalah dengan menggunakan Tampal Khas (Ctrl + Alt + V) dan memilih pilihan Transpose.

7. Senarai juntai bawah dalam sel

Jika dalam mana-mana sel ia sepatutnya memasukkan nilai yang ditentukan dengan ketat dari set yang dibenarkan (contohnya, hanya "ya" dan "tidak" atau hanya dari senarai jabatan syarikat dan sebagainya), maka ini boleh diatur dengan mudah menggunakan senarai juntai bawah.

1. Pilih sel (atau julat sel) yang sepatutnya mempunyai had sedemikian.
2. Klik butang "Pengesahan" pada tab "Data" (Data → Pengesahan).
3. Dalam senarai juntai bawah "Jenis" (Benarkan) pilih pilihan "Senarai" (Senarai).
4. Dalam medan "Sumber", tentukan julat yang mengandungi variasi rujukan unsur, yang kemudiannya akan tercicir apabila menaip.

8. Meja pintar

Jika anda memilih julat dengan data dan pada tab "Laman Utama" klik "Format sebagai jadual" (Laman Utama → Format sebagai Jadual), maka senarai kami akan ditukar menjadi jadual pintar yang boleh melakukan banyak perkara berguna:

1. Terbentang secara automatik apabila baris atau lajur baharu ditambahkan padanya.
2. Formula yang dimasukkan akan disalin secara automatik ke seluruh lajur.
3. Pengepala jadual sedemikian ditetapkan secara automatik apabila menatal, dan ia termasuk butang penapis untuk menapis dan mengisih.
4. Pada tab "Reka Bentuk" yang muncul dalam jadual sedemikian, anda boleh menambah baris jumlah dengan pengiraan automatik.

9. Sparklines

Sparklines ialah carta kecil yang dilukis tepat dalam sel yang menggambarkan dinamik data kami. Untuk menciptanya, klik butang Baris atau Lajur dalam kumpulan Sparklines pada tab Sisip. Dalam tetingkap yang terbuka, nyatakan julat dengan data berangka asal dan sel yang anda mahu paparkan garis percikan.

Selepas mengklik pada butang "OK", Microsoft Excel akan menciptanya dalam sel yang ditentukan. Pada tab "Reka Bentuk" yang muncul, anda boleh menyesuaikan warnanya, taip, dayakan paparan nilai minimum dan maksimum, dan sebagainya.

10. Pulihkan fail yang tidak disimpan

Bayangkan: anda menutup laporan yang anda mainkan pada separuh hari terakhir dan dalam kotak dialog yang muncul "Simpan perubahan pada fail?" tiba-tiba atas sebab tertentu anda menekan "Tidak". Pejabat mengumumkan jeritan anda yang menyayat hati, tetapi sudah terlambat: beberapa jam terakhir kerja telah merosot.

Malah, ada peluang untuk membetulkan keadaan. Jika anda mempunyai Excel 2010, kemudian klik pada "Fail" → "Terbaru" (Fail → Terkini) dan cari butang "Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan" di sudut kanan bawah skrin.

Dalam Excel 2013, laluannya berbeza sedikit: Fail → Butiran → Kawalan Versi → Fail - Sifat - Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan.

Dalam versi Excel seterusnya, buka Fail → Maklumat → Pengurusan Buku Kerja.

Folder khas dari perut Microsoft Office akan dibuka, di mana salinan sementara semua buku yang dibuat atau diubah suai, tetapi tidak disimpan disimpan dalam kes sedemikian.

11. Perbandingan dua julat untuk perbezaan dan kebetulan

Kadangkala apabila bekerja dalam Excel, anda perlu membandingkan dua senarai dan cepat mencari item yang sama atau berbeza di dalamnya. Berikut ialah cara terpantas, paling intuitif untuk melakukannya:

1. Pilih kedua-dua lajur yang dibandingkan (tahan kekunci Ctrl).
2. Pilih tab Laman Utama → Pemformatan Bersyarat → Serlahkan Peraturan Sel → Nilai Pendua.
3. Pilih pilihan Unik dari senarai juntai bawah.

12. Pemilihan (pelarasan) keputusan pengiraan untuk nilai yang diperlukan

Pernahkah anda mengubah nilai input dalam pengiraan Excel anda untuk mendapatkan output yang anda inginkan? Pada saat-saat seperti itu anda berasa seperti ahli artileri berpengalaman: hanya beberapa dozen lelaran "undershoot - overflights" - dan inilah, pukulan yang ditunggu-tunggu!

Microsoft Excel boleh melakukan ini untuk anda, lebih cepat dan lebih tepat. Untuk melakukan ini, klik butang "Bagaimana Jika" pada tab "Data" dan pilih arahan "Pemilihan parameter" (Sisipkan → Bagaimana Jika Analisis → Carian Matlamat). Dalam tetingkap yang muncul, tentukan sel di mana anda ingin memilih nilai yang dikehendaki, hasil yang diingini dan sel input yang perlu diubah. Selepas mengklik pada "OK" Excel akan melaksanakan sehingga 100 "shot" untuk mencari jumlah yang diperlukan dengan ketepatan 0, 001.