5 kesilapan utama dalam pengurusan masa yang menghalang kita untuk melakukan segala-galanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kami membuat senarai tugas dan cuba mematuhi jadual tidak kira apa. Tetapi tidak kira seberapa keras kita mencuba, tugasan baharu dan mendesak tetap akan muncul. Senarai itu semakin panjang, dan kita tidak boleh melepaskan perasaan bahawa masa benar-benar terlepas dari tangan kita. Jadi mari kita fikirkan kesilapan yang paling kerap kita lakukan dan cara menguruskan masa kita dengan betul.

1. Kami tidak mengutamakan

Sudah tentu, senarai tugasan ialah cara yang berkesan untuk mengatur pemikiran anda tentang perkara yang perlu dilakukan. Tetapi jika anda tidak memberi keutamaan, maka perkara yang paling penting boleh hilang dari pandangan. Anda perlu memahami hala tuju, tujuan aktiviti anda, dan tidak melompat dari satu tugas ke tugas yang lain. Pengutamaan yang tidak sesuai boleh memberitahu banyak tentang persekitaran kerja semasa.

Ramai orang yang bekerja dalam pasukan berasa tidak selesa apabila bos atau rakan sekerja mereka meminta mereka melakukan sesuatu: mereka menangguhkan tugas semasa mereka, tidak memberi keutamaan, dan kemudian tidak mengikut jadual mereka. Oleh itu, jika anda merancang hari, minggu atau bulan anda, tanya diri anda apakah tugas paling penting untuk anda dalam tempoh ini.

Ia sering berlaku bahawa mengerjakan tugas penting mengambil semua pemikiran dan secara beransur-ansur mengalir ke dalam penangguhan. Kerana ia biasanya memerlukan usaha mental yang serius dan fokus sepenuhnya. Ia lebih menarik untuk melakukan tugasan kecil lima minit sepanjang hari daripada satu tugas besar yang tidak mudah, walaupun ia membawa banyak pulangan pada akhirnya.

2. Kami melebihkan kekuatan kami

Melebihkan keupayaan anda adalah dosa yang terkenal dalam pengurusan masa. Apabila anda berfikir bahawa tugas akan mengambil masa paling lama beberapa minit, tetapi ia memakan sekurang-kurangnya setengah jam. Untuk mengelakkan situasi ini, sebelum memulakan kerja, tulis di suatu tempat berapa banyak masa yang akan anda luangkan untuknya.

Jika tugas mengambil masa 25-30 minit, pastikan anda meletakkannya dalam jadual.

Petua lain: fikir dua kali berapa lama tugas itu mungkin diambil.

Jika anda pasti bahawa kerja itu adalah selama 30 minit, tetapkan satu jam dalam jadual anda untuk tujuan keselamatan. Jika tidak, anda mungkin menjadi salah seorang gila kerja malang yang bekerja sepanjang malam.

Pada permulaan hari anda, luangkan masa 10 minit untuk menyemak jadual anda. Fakta: 10 minit perancangan pada waktu pagi akan menjimatkan satu jam semasa hari bekerja anda. Tetapi jangan muat naik keseluruhan jadual anda, ingatlah untuk meninggalkan sedikit masa lapang untuk tugasan baharu dan/atau yang tidak dijangka.

3. Terganggu

Perhatian yang terganggu adalah punca utama penangguhan. Dan yang paling penting, rangkaian sosial dan mel mengalihkan perhatian kita dari kerja. Untuk mengelakkan perkara ini, kami mengesyorkan agar anda mematikan pemberitahuan peti masuk apabila anda cuba memfokuskan pada nuansa tugasan atau menentukan selang untuk pemberitahuan, contohnya, setiap tiga jam. Ini akan membantu anda untuk tidak terganggu oleh surat setiap dua minit.

Satu lagi cara terbaik untuk melakukan ini ialah dengan mengetepikan masa khas dalam jadual anda yang akan anda luangkan untuk bekerja dengan peti masuk anda. Sentiasa menyemak mel anda bermakna kurang memberi perhatian kepadanya: anda mengimbas surat dengan cepat dan menghantar respons sepantas, selalunya tidak tepat dan dengan kesilapan menaip. Meminta maaf dan menerangkan semula apa yang anda maksudkan sebenarnya adalah membuang masa yang boleh dielakkan.

Kekacauan juga boleh menjadi sangat mengganggu. Folder berselerak dengan kertas di atas meja, huru-hara dalam bekalan pejabat, nota yang tidak dapat ditemui dalam keadaan kucar-kacir ini … Jadikan peraturan untuk membersihkan meja anda setiap kali pada akhir minggu dan membuang kertas yang tidak berguna dengan kejam anda dan tidak mungkin diperlukan.

4. Kami berpendapat bahawa mengira masa yang dihabiskan adalah tidak perlu

Terdapat dua cara untuk mengosongkan masa: mengabaikan tugasan baharu atau merasionalkan penggunaannya. Tetapi sehingga anda mula menjejaki berapa banyak masa yang anda luangkan untuk aktiviti tertentu, anda tidak akan tahu kaedah mana yang sesuai untuk anda.

Selama satu atau dua minggu, cuba jejaki masa yang anda habiskan untuk tugasan kerja. Ini akan membantu anda melihat dan menganalisis cara anda menghabiskan masa anda, dan pada masa hadapan - untuk mengelakkan kesilapan anda sendiri.

Adakah anda sentiasa diganggu oleh panggilan telefon atau mengetuk pintu anda? Adakah anda menghabiskan terlalu banyak masa di Internet atau menyemak mel anda terlalu kerap? Lihat tempoh masa yang anda perlukan untuk melakukan tugasan yang tidak produktif ini dan bangunkan strategi untuk mengabaikannya atau mengurangkan bilangannya.

5. Kami percaya pada multitasking

Pakar pengurusan masa berkata dengan satu suara: tidak ada perkara seperti multitasking. Apa yang biasa dirujuk sebagai "berbilang tugas" sebenarnya melemparkan dari satu tugas ke tugas yang lain, dan tidak ada yang baik mengenainya.

Untuk hasil yang terbaik, anda perlu menumpukan perhatian pada satu tugas, tetapkan pemasa dan kerja pada masa yang ditetapkan hanya padanya.

Ulangi kepada diri sendiri seperti mantra: "Sekarang saya akan menyelesaikan tugas ini" - dan anda tidak akan melompat dari satu tugas ke yang lain.