Sistem GTD, terbukti selama bertahun-tahun amalan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pembaca kami Oleg Bondarenko berkongsi sistem GTDnya yang terbukti untuk mengatur urusan dan semua kehidupan. Bukan rahsia lagi bahawa kami mengetahui hampir segala-galanya tentang GTD dan mekanik yang serupa, tetapi jarang sekali dapat menggunakannya untuk masa yang lama. Kami pasti bahawa kisah kejayaan dalam bidang ini akan menarik minat anda.

Berikut ialah ringkasan pelaksanaan GTD peribadi dalam bentuk yang telah bertahan selama bertahun-tahun. Mungkin ia akan membantu seseorang.

Saya membahagikan tugas, idea, pemikiran yang masuk seperti berikut:

• Apa yang boleh dilontarkan serta-merta kepada penghibur lain, saya segera menolaknya. Saya menambah tugas peringatan "Semak pelaksanaan".
• Apa yang boleh dilakukan sekarang dalam 5-15 minit. Saya duduk dan melakukannya.
• Yang memerlukan lebih banyak masa atau tidak boleh dilakukan sekarang. Ini juga termasuk tugas peringatan jenis "Semak status projek XXX". Segera saya memacunya ke dalam senarai tugasan pada telefon saya atau Tugasan Google - semuanya disegerakkan.
• Apa yang menarik dan mungkin menjanjikan. Saya meletakkannya dalam sekumpulan Evernote. Saya menyemaknya kira-kira sekali seminggu, menyusunnya mengikut buku nota. Sesuatu berkembang menjadi tugas.

Butiran lanjut mengenai perkara ke-3.

Untuk berjaya mengekalkan senarai tugas, pemformalan yang ketat diperlukan, meminimumkan kos mengurus dan mendapatkan data. Ini dicapai dengan cara berikut.

Setiap tugas mempunyai nama berstruktur seperti: Projek | Objek | Tindakan

Projek - ini adalah kumpulan tugasan yang besar, kod singkatan seperti RUMAH, PEJABAT, PELANGGAN1, … Bagi setiap Projek, purata 1-10 tugasan harus ada. Jika terdapat lebih banyak tugasan secara konsisten untuk Projek, saya memperuntukkan bahagian kepada Projek tambahan. Oleh itu, pengelompokan tugas sentiasa satu peringkat. Seperti yang ditunjukkan oleh amalan, pengelompokan tugas yang lebih visual dalam bentuk pokok berbilang peringkat sebenarnya tidak semestinya memakan masa dan mengurangkan motivasi untuk penggunaan sistem yang berkesan.

Mencari tugasan dalam Projek dilakukan dengan fungsi asas: mencari atau menyusun ialah cara kegemaran saya.

Sebuah objek - ini ialah objek atau orang yang anda perlukan untuk melakukan tindakan. Semuanya mudah di sini.

Tindakan - tindakan asas yang mesti dilakukan ke atas Objek.

Satu lagi perkara utama: setiap tugas mengandungi tarikh tamat tempoh … Jika anda tidak pasti tentang tarikh akhir tugasan, tetapkan tugasan semasa. Jika anda menetapkan tarikh semasa dan tidak melakukan apa-apa lagi, esok tugas itu akan berada dalam senarai tertunggak dan anda perlu membuat keputusan mengenainya. Sebagai contoh, keluarkan daripada nota kehidupan.

Kadangkala, untuk Projek tertentu, senarai tugasan muncul, masa dan urutan pelaksanaannya tidak jelas pada masa ini. Dalam kes ini, saya sedang mencari tugas umum dalam bentuk: Tugasan Projek. Dalam komen saya senaraikan senarai tugasan. Lama kelamaan, keadaan menjadi lebih jelas, sesuatu dipadamkan, sesuatu sedang dipenuhi, sesuatu berkembang menjadi tugas yang berasingan. Walau apa pun, walaupun dari kemasukan kumpulan sedemikian, saya menentukan tarikh - apabila perlu untuk merujuknya dan menjalankan audit.

Dan perkara terakhir. Dalam amalan saya, lebih kurang 50% daripada tugasan tidak dilaksanakan (atau tidak boleh dilaksanakan) pada tarikh yang dipilih. Banyak yang tidak bergantung pada saya. Tugasan jenis "Semakan status projek" biasanya panjang dan memerlukan perhatian berkala. Sesuatu sedang ditentukan dan ditambah. Tugas-tugas sedemikian sentiasa ditangguhkan ke tarikh yang akan datang. Ini adalah perkara biasa (dengan cara ini, ini adalah kelebihan besar penganjur elektronik). Kerja manual untuk menangguhkan tarikh akhir juga berguna dalam erti kata kadangkala ia membawa kepada pemikiran penting.