Bagaimana untuk menghentikan gangguan setiap 5 minit dan fokus pada tugas penting

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Petikan dari buku oleh pakar produktiviti yang telah mencuba teknik penumpuan pada dirinya dan memilih yang paling berkesan.

Hyperfocus ialah keupayaan untuk menumpukan masa dan perhatian anda kepada satu isu atau projek. Dalam Hyperfocus: How I Learned to Do More with Less Time, Chris Bailey menerangkan berapa banyak perkara yang perlu dirancang untuk hari itu untuk menyelesaikan sesuatu dengan jayanya, cara memilih tugas yang paling penting daripada senarai tugasan dan menghapuskan sebarang gangguan.

Hyperfocus membayangkan banyak perkara pada masa yang sama: ia adalah keadaan sedar, apabila kita tidak terganggu, cepat memulihkan tumpuan dan melibatkan diri sepenuhnya dalam kerja.

Kami sedang menerbitkan petikan daripada Bab 3, The Power of Hyperfocus, yang menerangkan cara memasuki keadaan hiper fokus dan memilih fokus yang betul untuk difokuskan.

Empat peringkat tumpuan hiper

Pada bila-bila masa tertentu, anda memberi tumpuan sama ada pada persekitaran luaran, atau pada pemikiran di kepala anda, atau pada kedua-duanya pada masa yang sama. Jika anda hanya mementingkan persekitaran luaran, ini bermakna anda hidup dalam mod autopilot. Anda memasuki keadaan ini semasa menunggu lampu isyarat atau bertukar-tukar antara aplikasi yang sama pada telefon pintar anda tanpa henti. Jika anda hanya sibuk dengan pemikiran anda sendiri, maka anda tenggelam dalam mimpi. Ini boleh berlaku jika anda memutuskan untuk berjalan tanpa telefon anda, memikirkan sesuatu semasa mandi, atau berlari.

Untuk memasuki keadaan tumpuan hiper, anda perlu menyambung kepada pemikiran anda sendiri dan kepada persekitaran luaran dan secara sedar mengarahkan semua ini kepada penyelesaian satu masalah.

Dalam hal ini, tumpuan hiper mendahului keadaan yang disebut Mihai Csikszentmihalyi sebagai "aliran" - apabila kita benar-benar tenggelam dalam perniagaan kita dan masa berlalu dengan lebih pantas. Seperti yang dijelaskan oleh Csikszentmihalyi dalam bukunya Flow, dalam keadaan ini, "semua yang lain nampaknya tidak relevan kepada kami." Ini adalah satu lagi sebab mengapa sangat penting untuk memberi tumpuan kepada hanya satu perkara: peluang untuk memasuki keadaan aliran berkembang dengan pesat apabila berbilang objek tidak bersaing untuk perhatian terhad kami. Hyperfocus ialah proses yang membawa kita ke dalam aliran.

Bagaimana untuk memasuki keadaan fokus hiper

Menurut kajian saintifik, apabila kita menumpukan perhatian, kita melalui empat peringkat. Kami fokus (dan produktif) pada mulanya. Kemudian, jika kita sendiri tidak beralih kepada sesuatu yang lain dan jika mereka tidak mengganggu kita, fikiran mula bersurai. Pada peringkat ketiga, kita perasan bahawa kita sedang memikirkan perkara-perkara luar. Ia mungkin mengambil masa yang lama sehingga saat ini, terutamanya jika kita tidak mempunyai tabiat kerap memeriksa apa yang memenuhi ruang perhatian. (Secara purata, kita perasan bahawa kita berfikir tentang perkara luar, kira-kira lima kali sejam.) Dan pada peringkat keempat, kita kembali ke objek asal perhatian.

Empat peringkat fokus hiper adalah berdasarkan rajah ini.

Untuk memasuki keadaan fokus hiper, anda mesti:

1. Pilih objek perhatian yang produktif atau bermakna.
2. Hilangkan sebanyak mungkin gangguan luaran dan dalaman.
3. Fokus pada objek perhatian yang dipilih.
4. Sentiasa kembali ke objek ini dan fokus padanya semula.

Membuat keputusan tentang perkara yang kami rancang untuk fokus ialah langkah yang paling penting, kerana lebih produktif dan bermakna tugas itu, lebih produktif dan bermakna tindakan anda. Contohnya, jika anda memutuskan untuk menumpukan pada latihan pekerja baharu, mengautomasikan aktiviti berulang atau sumbang saran pelancaran produk baharu, anda akan menjadi lebih produktif daripada bekerja dalam mod autopilot.

Idea yang sama berlaku dalam bulatan rumah: lebih bermakna objek perhatian anda, lebih bermakna sepanjang hidup anda. Kami mendapat faedah tumpuan hiper dengan membentuk niat yang sangat mudah - contohnya, untuk melibatkan diri sepenuhnya dalam perbualan dengan orang yang disayangi atau menikmati makan malam keluarga sebanyak mungkin. Kami belajar lebih banyak, mengingati lebih banyak dan menganalisis tindakan kami dengan lebih baik. Akibatnya, hidup kita lebih bermakna.

Langkah pertama yang benar-benar perlu untuk fokus hiper ialah niat, yang mesti mendahului perhatian.

Langkah seterusnya ialah menghapuskan sebanyak mungkin gangguan dalaman dan luaran. Terdapat sebab mudah mengapa kita menjadi mangsa mereka: pada satu ketika, gangguan menjadi objek perhatian yang lebih menarik daripada perkara yang perlu kita lakukan. Ini benar di tempat kerja dan di rumah. Makluman surat baharu yang muncul di sudut monitor komputer biasanya menggoda kita lebih daripada kerja yang kita lakukan di tetingkap lain, dan TV di belakang lawan bicara di pub menjadi lebih menarik daripada perbualan sebenar.

Gangguan adalah lebih mudah untuk ditangani lebih awal - apabila ia muncul, selalunya sudah terlambat untuk mempertahankan niat anda terhadapnya. Gangguan juga perlu dinetralkan - termasuk ingatan dan fikiran sewenang-wenangnya (dan kadangkala memalukan) yang muncul di kepala kita semasa kita cuba fokus, rintangan mental terhadap tugas yang tidak menarik (seperti memfailkan penyata cukai atau membersihkan garaj), dan hanya desakan. untuk memikirkan perkara yang berbeza. perkara apabila kita ingin memberi tumpuan kepada satu.

Ketiga, tumpuan hiper menjadi mungkin apabila kita menumpukan perhatian pada objek perhatian yang dipilih untuk tempoh yang telah ditetapkan. Ini bermakna kami mempunyai rancangan untuk melibatkan diri dalam kerja untuk tempoh tertentu, yang sesuai dan mungkin untuk kami. Lebih berhati-hati kita bekerja pada dua peringkat pertama, lebih baik dan lebih yakin kita akan menghadapi tugas pada peringkat ini.

Akhir sekali, keempat, hiperfokus diperlukan untuk mengembalikan perhatian kepada objek asal apabila minda mula merayau. Saya akan mengulangi kenyataan ini lebih daripada sekali, kerana ia adalah antara idea yang paling penting dalam buku ini: menurut penyelidikan, pemikiran kita berselerak ke tepi 47% dari masa ke masa. Dalam erti kata lain, jika kita terjaga selama 18 jam, maka selama lapan daripadanya sahaja kita tenggelam dalam tugas semasa. Adalah perkara biasa untuk fikiran melayang ke tepi, tetapi penting untuk membawanya kembali untuk menghabiskan masa dan perhatian pada objek yang ada di hadapan kita.

Di samping itu, ia mengambil masa 22 minit untuk kembali ke tugas semasa selepas terganggu atau terganggu. Dan jika kita sendiri terganggu atau terganggu, maka kita mengambil masa 29 minit untuk kembali bekerja pada tugas asal.

Lebih kerap kita menilai apa sebenarnya yang menempati ruang perhatian, lebih cepat kita boleh kembali ke landasan.

Tetapi jangan terlalu risau tentang perkara ini buat masa ini - kami akan membincangkannya secara terperinci kemudian.

Idea fokus hiper boleh diringkaskan dalam satu ayat: semasa anda bekerja, simpan perhatian anda pada satu objek penting dan kompleks.

Memilih perkara yang perlu difokuskan

Perhatian tanpa niat adalah pembaziran tenaga. Perhatian mesti sentiasa didahului dengan niat - lebih-lebih lagi, ia digabungkan dengan sempurna. Sebaik sahaja anda telah merumuskan niat anda, anda boleh memutuskan cara untuk menghabiskan masa anda; dengan memberi tumpuan kepada tugas, kita dapat mengatasinya dengan berkesan. Cara terbaik untuk menjadi lebih produktif ialah memilih apa yang anda ingin capai sebelum anda bermula.

Apabila membentuk niat, adalah penting untuk diingat bahawa tidak semua tugas kerja dicipta sama. Sesetengah boleh mencapai hasil yang luar biasa dalam setiap minit yang dibelanjakan. Ini termasuk matlamat seperti merancang tugas utama yang ingin anda capai pada siang hari, melatih pekerja baharu yang menyertai pasukan sebulan yang lalu dan mengerjakan buku yang telah anda tulis selama beberapa tahun. Tugasan ini termasuk dalam kategori "perlu" dan "fokus", yang kami bincangkan dalam Bab 1. Mudah untuk mengaitkan kerja dalam sektor ini dengan aktiviti yang tidak perlu dan mengganggu seperti menghadiri mesyuarat yang tidak berguna, membaca suapan media sosial dan sentiasa menyemak e-mel. lihat mana yang lebih produktif. Jika anda tidak memilih sektor mana untuk menghabiskan masa, mod autopilot diaktifkan.

Ini tidak bermakna anda tidak boleh keluar dari situasi itu, beroperasi dalam mod autopilot. Dengan bertindak balas kepada semua tugasan kerja yang datang, anda boleh memastikan kebanyakan tugasan itu terkawal dan kekal cukup produktif untuk tidak kehilangan pekerjaan anda. Tetapi autopilot tidak membenarkan banyak kemajuan dalam kerja. Saya mengesyaki anda tidak dibayar kerana anda, sebagai penyusun dalam mel, menghantar surat, perbualan dan mesej dalam utusan ke arah yang betul apabila ia datang. Kami kadangkala perlu melakukan ini, serta bertindak balas terhadap permintaan yang tidak dijangka yang masuk. Tetapi apabila boleh, anda harus secara aktif memilih perkara yang anda ingin luangkan masa dan perhatian.

Selepas meneliti perhatian dan niat selama bertahun-tahun, saya telah membangunkan beberapa latihan harian yang membantu anda menetapkan matlamat. Berikut adalah tiga latihan kegemaran saya.

1. Peraturan tiga

Jika anda sudah biasa dengan teks saya, bahagian ini mungkin boleh dijalankan secara menyerong. Jika tidak, izinkan saya memperkenalkan Peraturan Tiga. Mulakan hari anda dengan memilih tiga tugasan yang ingin anda selesaikan menjelang petang.

Kami memerlukan senarai tugasan untuk memperincikan tindakan yang akan datang, dan ketiga-tiga niat ini perlu diarahkan kepada tugas yang paling penting.

Saya telah melakukan ini setiap pagi sejak saya mendengar tentang peraturan ini tahun lalu daripada Jay Dee Meier, pengarah transformasi digital Microsoft. Peraturan itu kelihatan mudah menipu. Menentukan segalanya di awal hari

tiga tugas utama untuk anda, anda mencapai beberapa matlamat. Anda memutuskan perkara yang penting dan perkara yang tidak penting sekarang - kekangan yang dikenakan oleh peraturan menunjukkan perkara yang paling penting kepada anda. Di samping itu, peraturan ini memberi anda sedikit kelonggaran pada siang hari. Jika ia penuh dengan mesyuarat, ini mungkin menentukan jumlah dan kandungan mereka, dan hari yang bebas boleh ditumpukan untuk perkara yang lebih penting dan kurang mendesak. Jika keadaan dan projek yang tidak dijangka timbul, adalah mungkin untuk mempertimbangkan semula susunan rancangan baharu dan sedia ada. Memandangkan ketiga-tiga tugasan ini sesuai dengan ruang perhatian, anda boleh mengingati niat asal anda dengan agak mudah.

Pastikan anda mengekalkan tiga tugasan teratas anda - saya mencatatnya pada papan putih besar di pejabat saya atau, jika saya tiada, di atas senarai tugasan untuk hari yang OneNote menyegerakkan antara alat saya. Anda mungkin mendapati ia berguna untuk menetapkan tiga tugasan untuk minggu itu, dan juga memilih tiga tugas bukan kerja harian, seperti tidak memikirkan tentang kerja semasa makan malam, pergi ke gim pada waktu petang atau mengumpul resit untuk pulangan cukai anda.

2. Tugasan dengan impak maksimum

Peraturan praktikal kedua dalam menentukan niat, yang banyak membantu saya, adalah memutuskan perkara yang dalam senarai tugasan saya mempunyai kesan yang paling besar.

Jika anda biasa membuat senarai tugasan (dan saya sangat mengesyorkannya, dan saya akan memberitahu anda di bawah bagaimana ia boleh berguna), fikirkan sejenak tentang akibat setiap daripada mereka, baik jangka pendek dan panjang -penggal. Tugas teratas dalam senarai ini adalah tugas yang akan membawa kepada hasil positif yang paling ketara.

Apakah yang akan berubah di dunia - atau dalam kerja dan kehidupan anda jika anda meluangkan masa untuk menyelesaikan setiap mata? Apakah tugas, seperti domino yang dijatuhkan dalam barisan yang panjang, akan mencetuskan tindak balas berantai dan akhirnya membawa kepada keputusan yang mengagumkan?

Satu lagi cara untuk menilai keadaan: apabila memutuskan apa yang perlu dilakukan, fikirkan bukan sahaja tentang akibat segera tindakan anda, tetapi juga tentang pengaruh perintah kedua dan ketiga. Sebagai contoh, anda memutuskan sama ada untuk memesan kek Anthill untuk pencuci mulut. Akibat serta-merta keputusan ini adalah keseronokan makan manis. Tetapi akibat dari perintah kedua dan ketiga boleh menjadi sangat menyedihkan - sebagai contoh, anda akan berasa teruk, atau menambah berat badan, atau melanggar diet yang ditetapkan.

Ini adalah idea yang hebat yang patut dipelajari dengan baik, terutamanya kerana banyak tugas penting selalunya bukan tugas yang kelihatan paling mendesak dan produktif pada masa tertentu. Sebagai contoh, menulis buku panduan untuk pekerja baharu mungkin kelihatan tidak memuaskan seperti membalas sedozen e-mel, tetapi buku panduan akan memendekkan masa penerimaan pekerja baharu, membuatkan mereka berasa dialu-alukan dan meningkatkan produktiviti. Ini bermakna bahawa ini adalah tugas dengan akibat maksimum. Tugasan ini boleh mengautomasikan proses berulang yang mengganggu anda, memberikan peranan dalam projek yang sedang berjalan, atau menyediakan program yang membolehkan pekerja berkongsi pengetahuan.

Jika anda mempunyai banyak perkara yang perlu dilakukan dalam senarai tugasan anda, tanya diri anda yang mana satu yang akan membawa kepada akibat yang paling penting?

Latihan ini berfungsi dengan baik apabila digabungkan dengan empat kumpulan kes. Sebaik sahaja anda meletakkannya dalam sektor yang perlu, bertujuan, mengganggu dan tidak penting, tanya diri anda: yang manakah antara aktiviti yang perlu dan bermatlamat yang boleh mencetuskan tindak balas berantai?

3. Isyarat setiap jam kepada kesedaran

Menentukan tiga niat untuk hari itu dan mengutamakan tugas dengan akibat yang paling penting ialah cara terbaik untuk memberi tumpuan setiap hari dan setiap minggu. Tetapi adakah anda pasti bahawa anda bertindak secara sedar pada setiap saat?

Apabila bercakap tentang produktiviti, detik-detik ini adalah yang terpenting - tidak berguna untuk menetapkan matlamat dan merumuskan matlamat jika anda tidak melakukan apa-apa untuk melaksanakannya pada siang hari. Cara kegemaran saya untuk mengawal bahawa saya berpegang kepada matlamat saya ialah menyemak sekerap mungkin perkara yang mengisi ruang perhatian saya. Ini memberitahu saya jika saya memfokuskan pada perkara penting yang mempunyai akibat yang serius, atau jika saya tergelincir ke mod autopilot. Untuk melakukan ini, saya menggunakan isyarat kesedaran setiap jam.

Salah satu idea utama Hyperfocus ialah jangan terlalu mencela diri sendiri jika anda perasan bahawa fikiran anda melayang entah ke mana. Ini tidak dapat dielakkan, jadi pertimbangkan detik-detik ini sebagai peluang untuk menilai perasaan anda dan carta laluan ke cabaran seterusnya. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa kita lebih berkemungkinan menyedari bahawa kita terganggu apabila kita memberi ganjaran kepada diri sendiri untuknya.

Walaupun anda menghapuskan satu atau dua gangguan atau merumuskan satu atau dua tugasan untuk hari itu, keputusan anda akan menjadi lebih baik daripada kebanyakan.

Jika kami dalam apa-apa cara serupa, isyarat setiap jam kepada kesedaran akan menunjukkan bahawa anda biasanya tidak terlibat dalam apa-apa perkara penting atau dengan akibat jangka panjang. Ini adalah perkara biasa - malah dijangka.

Perkara penting ialah anda boleh menyemak dengan kerap perkara yang sedang mengambil ruang perhatian anda. Sediakan isyarat setiap jam pada telefon, jam tangan atau peranti anda yang lain - dan ini adalah halangan paling produktif dalam hari anda.

Apabila loceng setiap jam berbunyi, tanya diri anda:

• Adakah fikiran anda disibukkan dengan pemikiran luar apabila isyarat untuk kesedaran berbunyi?
• Adakah anda menggunakan autopilot atau anda sibuk dengan tugas yang dilihat? (Dari masa ke masa, apabila keadaan dengan kesedaran bertambah baik, ini akan memberikan banyak sebab untuk berasa puas.)
• Adakah anda tenggelam dalam aktiviti produktif? Jika ya, berapa banyak masa yang anda habiskan untuk memfokuskannya? (Jika ini adalah masa yang kukuh, jangan biarkan isyarat untuk kesedaran mengetepikan anda - teruskan bekerja!)
• Manakah antara tugas yang mungkin sedang anda kerjakan sekarang mempunyai kesan yang paling positif? Adakah anda mengusahakannya?
• Seberapa penuh ruang perhatian anda? Jika ia sudah terlalu sesak, adakah anda mempunyai sumber perhatian tambahan?
• Adakah terdapat sebarang gangguan yang menghalang tumpuan hiper anda?

Anda tidak perlu menjawab semua soalan ini - pilih tiga atau dua yang anda rasa paling membantu dan akan membolehkan anda menumpukan pada perkara penting sekali lagi. Jika anda menjawabnya setiap jam, kualiti perhatian akan meningkat dalam ketiga-tiga bidang: anda akan dapat fokus dengan lebih baik kerana anda akan melihat gangguan di kaki langit dan menghalang pengaruhnya; Anda akan lebih kerap menyedari bahawa pemikiran telah pergi ke tepi, dan anda akan dapat fokus semula; lama kelamaan, anda akan menghabiskan sebahagian besar hari anda melakukan kerja yang tertumpu.

Apabila anda mula mempraktikkan ini, anda mungkin mendapati bahawa anda sering masuk ke mod autopilot, terganggu dan membuang masa pada perkara yang tidak penting dan mengelirukan. Tidak mengapa! Pada masa sedemikian, anda perlu mengubah trajektori pemikiran anda dan beralih kepada tugas yang lebih produktif, menangani gangguan yang menghalang anda. Jika anda mendapati diri anda kerap terganggu oleh perkara yang sama, buat rancangan untuk menangani masalah tersebut. (Kita akan berurusan dengan ini dalam bab seterusnya.)

Pilih satu hari perniagaan minggu ini dan cuba tetapkan isyarat setiap jam. Ia boleh menjengkelkan pada mulanya, tetapi lama-kelamaan anda akan membangunkan tabiat baharu yang berharga. Jika anda tidak menyukai idea isyarat, cuba rangsangan luar lain yang akan membuatkan anda melihat perkara yang mengambil ruang perhatian anda. Saya tidak lagi menggunakan isyarat setiap jam untuk kesedaran, walaupun ia adalah kaedah yang paling berkesan untuk saya pada mulanya. Sekarang saya mempertimbangkan ruang perhatian beberapa kali pada saat yang telah ditetapkan: setiap kali saya pergi ke tandas, apabila saya pergi untuk mendapatkan air atau teh, atau apabila telefon berdering. (Saya menjawab selepas beberapa deringan, menyedari apa yang ada dalam fikiran saya.)

Chris Bailey ialah seorang penulis Kanada dan pencipta projek A Life of Productivity. Selepas menamatkan pengajian di universiti, dia menumpukan setahun penuh untuk mempelajari produktiviti. Pada masa ini, Chris bercakap dengan berpuluh-puluh pakar, membaca banyak artikel saintifik dan menyediakan beberapa eksperimen ke atas dirinya untuk memahami cara anda boleh memanfaatkan sepenuhnya keupayaan anda. Setiap hari Chris menulis laporan tentang apa yang telah dipelajarinya dalam blognya. Dalam Hyperfocus: How I Learned To Do More With Less Time, dia berkongsi teknik dan latihan yang dia telah cuba sendiri.