Bagaimana untuk menjadikan mesyuarat lebih produktif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Usahawan dan pelabur Ray Dalio berkongsi rahsia mesyuarat yang berjaya.

1. Tentukan siapa yang mengetuai mesyuarat dan untuk siapa ia diadakan

Sebarang pertemuan mesti mencapai matlamat seseorang. Ini adalah orang yang harus mengarahkan perbualan. Beliau mengenal pasti objektif mesyuarat dan cara menyelesaikannya. Jika tidak, semua orang akan bersuara secara rawak, dan tidak akan ada perbincangan yang produktif.

2. Tentukan jenis komunikasi yang akan digunakan

Bentuk mesyuarat bergantung kepada tujuan mesyuarat. Sebagai contoh, perbincangan dan kuliah pengajaran dijalankan dengan cara yang berbeza. Perbincangan mengambil masa yang lama. Semakin ramai peserta, semakin berlarutan. Oleh itu, pilih peserta mesyuarat anda dengan berhati-hati.

Jangan hanya menjemput mereka yang bersetuju dengan pendapat anda. Elakkan kedua-dua pemikiran kumpulan, apabila peserta tidak menyatakan pendapat mereka sendiri, dan membuat keputusan tunggal.

3. Bersikap gigih dan terbuka

Anda perlu menguruskan konflik, keluar dari kebuntuan dan menguruskan masa anda dengan bijak. Kesukaran biasanya timbul apabila pekerja yang tidak berpengalaman bercakap. Timbang apa yang lebih penting bagi anda: jimat masa tanpa membincangkan pendapatnya, atau fahami cara dia berfikir. Pilihan kedua akan membantu menentukan bagaimana seseorang akan menghadapi tanggungjawab tertentu. Jika anda mempunyai masa, bincangkan dengannya di mana silapnya. Tetapi sentiasa mengakui kesilapan anda sendiri.

4. Jangan melompat dari satu topik ke topik yang lain

Jadi pada mesyuarat itu tidak satu isu pun akan diselesaikan. Untuk mengelakkan ini, tandai perbualan di papan tulis.

5. Ikut logik perbualan

Semasa pertikaian, emosi menjadi tinggi dan menyukarkan untuk melihat realiti secara objektif. Tetap tenang dan rasional. Sebagai contoh, orang kadang-kadang berkata, "Saya fikir ia benar," dan kemudian bertindak seperti fakta yang telah ditetapkan. Walaupun lawan bicara mereka melihat keadaan dengan cara yang sama sekali berbeza. Supaya logik berlaku dalam perbualan, dan bukan emosi, tanya orang sedemikian: "Adakah ia benar-benar benar?"

6. Mengagihkan tanggungjawab setiap peserta

Apabila keputusan dibuat oleh kumpulan, ia sering terlupa untuk memberikan tanggungjawab. Dan kemudian tidak jelas siapa yang harus melakukan apa dan siapa yang bertanggungjawab. Pastikan anda mentakrifkan dengan jelas tanggungjawab setiap ahli keputusan kumpulan.

7. Masukkan peraturan dua minit

Beri semua orang dua minit untuk meluahkan fikiran mereka dengan tenang. Dan barulah membincangkan cadangannya. Dengan cara ini, semua peserta akan menyatakan pendapat mereka tanpa rasa takut diganggu atau disalah ertikan.

8. Hentikan Mereka Yang Bercakap Terlalu Laju

Pertuturan cepat lebih sukar untuk difahami. Ada yang mengambil kesempatan ini. Orang tidak mahu kelihatan bodoh dan tidak bertanya lagi, walaupun mereka tidak memahami sesuatu. Jangan jatuh untuk umpan ini. Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk menjelaskan sebarang kekaburan dan menyelesaikan pertikaian. Jadi jangan takut untuk berkata, “Maaf, saya tidak faham. Bolehkah anda bercakap dengan lebih perlahan? Dan kemudian tanya soalan tertunggak.

9. Ringkaskan perbualan

Jika semua orang bertukar idea, buat kesimpulan. Jika anda mencapai persetujuan pada mesyuarat, ulangi dengan kuat. Jika tidak, katakan begitu juga. Jika anda telah mengenal pasti tugasan untuk masa hadapan, agihkannya di kalangan peserta dan nyatakan tarikh akhir.

Tulis kesimpulan, teori kerja dan masalah supaya semua orang mempunyai akses kepada mereka. Ini akan memudahkan untuk mengesan kemajuan.