Bagaimana untuk berhenti membuang masa dalam mel: peraturan tiga huruf

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Phil Simon, pengarang Message Not Received, menawarkan cara baharu untuk memerangi kesesakan e-mel. Dia memanggilnya peraturan tiga huruf dan percaya bahawa dengannya anda boleh mengurangkan masa penghantaran anda.

Berapa banyak masa yang anda gunakan untuk mel? Kajian Institut Global McKinsey 2012 mendapati bahawa pekerja kolar putih di pejabat menumpukan 28% masa mereka untuk mel. Nampaknya dengan kemunculan utusan segera, mel harus pudar ke latar belakang. Namun, pengaruhnya terhadap kehidupan kita semakin meningkat. Jika tiada apa-apa perubahan, dalam beberapa tahun bilangan mesej peti masuk akan berganda. Tetapi saya ulangi sekali lagi: jika tiada perubahan.

Terdapat orang yang cuba mengubahnya sekarang. Phil Simon, pengarang buku itu, telah mengusahakan masalah komunikasi sejak beberapa tahun lalu dan cuba memperbaikinya dengan cara yang kurang memakan masa.

Dalam salah satu bab buku itu, Simon membandingkan dua jenis komunikasi: peribadi, seperti perbualan di mesyuarat dan teks (mel). Membuktikan ketidakberkesanan komunikasi teks, beliau memetik contoh dua ahli psikologi dari Universiti New York.

Pakar psikologi Justin Krueger dan Nicholas Epley ingin memahami sejauh mana orang boleh mentafsir mesej teks berbanding ucapan biasa. Membahagikan responden kepada dua kumpulan, Kruger dan Epley meminta kumpulan pertama untuk berkomunikasi dan yang kedua untuk menulis surat.

Hasilnya menarik.

Peserta dalam kumpulan pertama dapat menangkap mood dan emosi lawan bicara mereka dengan betul dalam empat daripada lima kes. Dalam kumpulan kedua, hanya mungkin dalam dua daripada lima kes.

Responden kumpulan kedua mengadu bahawa mereka tidak dapat memahami sama ada lawan bicara mereka menggunakan sindiran atau jenaka dalam surat tersebut. Ia sampai ke tahap yang tidak masuk akal: pengirim surat tidak dapat mengatakan dengan pasti sama ada penerima memahami idea mereka.

Dalam hal ini, Simon mencadangkan penyelesaian.

Peraturan tiga huruf

Phil telah menggunakan peraturan ini selama beberapa tahun dan percaya bahawa ia telah melegakan dia daripada kesesakan melnya. Tambahkan baris pada tandatangan mel anda:

Saya berpegang kepada peraturan tiga huruf. Mari berjumpa atau menelefon selepas tiga surat.

Patuhi peraturan ini, kerana ia hanya akan berfungsi jika anda mengikutinya secara konsisten. Jika surat-menyurat ditangguhkan, berjumpa atau hubungi teman bicara anda. Dengan cara ini anda akan memahaminya dengan lebih cepat.