Cara mengagihkan tugas kerja dengan betul

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Perintah kategori, ketidakpedulian terhadap kepentingan pekerja dan kekurangan rasa terima kasih bukanlah pendekatan yang paling berkesan untuk pengagihan tugas dalam pasukan.

Pemimpin yang baik bukanlah seorang yang memikul segala-galanya di atas bahunya sendiri, tetapi seorang yang mampu mengumpulkan pasukan yang kuat dan berkesan dan dengan cekap mengagihkan tanggungjawab, termasuk yang tidak dirancang.

Delegasi, iaitu, mewakilkan tugas daripada seorang pekerja kepada yang lain, membantu meningkatkan tahap penglibatan dalam pasukan, dan pengurus yang berjaya dalam hal ini, secara purata, membawa syarikat mereka 33% lebih banyak hasil daripada yang lain.

Tetapi hanya mengatakan "buat ini" adalah salah. Nada pesanan, tugas yang tidak dijadualkan, kekurangan penjelasan - semua ini boleh menyebabkan penolakan dan, akibatnya, tidak mendapat hasil yang terbaik.

Pakar Harvard Business School Lauren Landry bercakap tentang peraturan yang akan membantu mewakilkan secara berkesan dan meningkatkan prestasi.

1. Menilai keupayaan pekerja

Terdapat tugas yang tidak boleh diwakilkan. Sebagai contoh, mereka adalah sebahagian daripada tanggungjawab anda. Atau pekerja lain tidak mempunyai pengetahuan dan kelayakan untuk melaksanakan tugas tersebut. Atau, sebaliknya, mereka lebih mudah daripada yang biasa dia lakukan. Sebagai contoh, meminta pengurus jualan atau juruaudit untuk mencari tuan untuk membaiki mesin kopi pejabat adalah, secara sederhana, tidak sesuai.

Secara umum, sebelum anda mempercayakan sesuatu kepada seseorang, anda harus bertanya kepada diri sendiri:

• Adakah seseorang akan menghadapi tugas ini? Adakah dia mempunyai masa yang mencukupi atau akan mengganggu tanggungjawabnya yang lain?
• Adakah pekerja mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi? Atau adakah anda perlu memberinya maklumat terkini untuk sekian lama supaya lebih mudah untuk melakukannya sendiri atau mencari pakar lain? Katakan anda perlu membuat laporan tentang kerja pasukan dalam projek, tetapi rakan sekerja yang anda ingin amanahkan perkara ini tidak pernah melakukan ini sama sekali, yang bermaksud perniagaan akan bergerak perlahan-lahan, dengan berderit, dan anda mungkin kena buat semula semua.
• Adakah tugas ini membantu pekerja meningkatkan beberapa kemahiran, memperoleh pengalaman? Ini adalah pilihan, tetapi ia akan menjadi bagus.
• Adakah terdapat pekerja yang boleh mengendalikannya dengan lebih baik?

2. Cuba untuk menampung minat dan keperluan semua orang

Sebagai contoh, anda perlu mengatur pembinaan pasukan untuk seluruh pasukan, tetapi tiada pekerja khas untuk ini. Tetapi ada seseorang yang kuat dalam komunikasi dan ingin menimba pengalaman dalam menganjurkan acara, latihan dan pengurusan kakitangan. Anda boleh menawarkan tugas ini kepadanya.

Atau syarikat itu ditinggalkan buat sementara waktu tanpa pakar SMM, tetapi ada seseorang yang mahir dalam algoritma rangkaian sosial dan tidak keberatan mencuba tangannya dalam pemasaran.

Sudah tentu, ini tidak selalu mungkin. Terdapat tugas yang membosankan yang tiada siapa yang suka. Namun begitu, tidaklah berlebihan untuk menilai secara kritis pasukan dan memikirkan siapa yang boleh mendapat manfaat daripada tugasan baharu itu.

3. Tetapkan tugas dengan betul

Semasa menangani pekerja, terangkan mengapa anda ingin mempercayakan tugas itu kepadanya, bagaimana ia boleh berguna untuk syarikat dan untuknya secara peribadi. Pastikan anda memuji dan menyenaraikan kekuatannya yang mempengaruhi pilihan anda. Bersopan santun.

Beritahu kami tentang tugasan secara terperinci. Mempunyai matlamat dan garis masa yang jelas. Sediakan semua dokumen yang diperlukan dan maklumat lain. Ia akan menjadi sangat baik jika semua bahan yang diperlukan jelas dan berstruktur, supaya pekerja tidak perlu menghabiskan banyak jam memikirkan apa itu.

4. Menyediakan komunikasi biasa dan suasana yang selesa

Beritahu orang itu bahawa anda sentiasa ada untuk membantu, mencadangkan, menjawab soalan. Beri amaran bahawa jika atas sebab tertentu dia tidak mengatasi atau terlepas tarikh akhir, dia akan dapat bercakap dengan anda, dan bersama-sama anda akan membuat sesuatu.

Tanya apa yang dia perlukan untuk menyelesaikan tugasan itu. Anda mungkin perlu memberinya maklumat tambahan atau, sebagai contoh, melepaskannya daripada urusan semasa.

Adalah penting untuk kekal mesra, supaya pekerja tidak teragak-agak untuk menghubungi anda jika berlaku masalah.

5. Berada di pihak yang selamat

Apabila anda menyelesaikan tugas sendiri, anda berada dalam kawalan sepenuhnya terhadap keadaan. Jika orang lain mengambil alih tugas itu, mungkin terdapat sejuta masalah yang boleh mengakibatkan keputusan yang buruk atau tarikh akhir yang terlepas.

Fikirkan terlebih dahulu apa yang akan anda lakukan sekiranya berlaku perkembangan peristiwa yang tidak menguntungkan. Bersedia untuk mengambil tugas itu sendiri atau menyumber keluar dengan cepat kepada orang lain.

Cuba anggap situasi ini bukan sebagai kegagalan, tetapi sebagai pengalaman yang akan membantu anda lebih memahami pasukan anda, keupayaannya dan tahap organisasi.

6. Bersabar

Ya, ada perkara yang lebih pantas dilakukan sendiri daripada mengamanahkan seseorang, dan kemudian meluangkan masa menjawab soalan dan memantau hasilnya.

Adalah penting untuk diingat bahawa anda bukan orkestra manusia, dan untuk kerja yang berkesan anda perlu membangunkan pasukan anda, memberi pekerja peluang untuk melakukan sesuatu yang baru, menjadi lebih cekap, belajar, termasuk dari kesilapan anda.

Ini bermakna anda perlu bersabar jika seseorang bertanya terlalu banyak soalan atau mengatasi tugasan yang lebih lambat daripada yang anda jangkakan.

7. Beri dan minta maklum balas

Apabila tugas selesai, pastikan anda memberitahu pekerja bagaimana anda menilai kerjanya: apa yang anda suka dan apa yang anda bersedia untuk memujinya, perkara yang boleh diperbaiki, apa yang perlu dilakukan untuk ini dan apa yang perlu dicari dalam masa hadapan.

Betul. Jangan bersumpah, jangan tinggikan suara, jangan merendahkan atau mengkritik tanpa sebab. Pastikan anda mulakan dengan pujian dan kemudian bercakap dengan lembut tentang perkara yang perlu diusahakan.

Jika tugas untuk orang itu baru dan sukar, tanya dia bagaimana dia mengerjakannya. Apa yang mudah dan apa yang tidak, apa yang menarik dan apa yang tidak suka sama sekali, bagaimana dia menilai keputusan itu sendiri, apa yang dia ingin perbaiki dan bagaimana dia merancang untuk melakukannya.

8. Jangan lupa ucapkan terima kasih

Dan bukan sahaja satu lawan satu, tetapi juga secara terbuka, terutamanya jika tugas itu tidak mudah. Puji orang di hadapan seluruh pasukan, beri dia cuti tambahan, tandai sebagai pekerja terbaik, jika syarikat mengamalkan ini.

Juga, anda tidak sepatutnya memperuntukkan hasil kerja orang lain. Daripada mengatakan "Saya mengatur pembinaan pasukan" atau "Saya menyediakan laporan," adalah lebih baik untuk menekankan bahawa anda menyediakan segala-galanya bersama-sama dan rakan sekerja anda banyak membantu. Orang ramai menghargai pengiktirafan atas merit mereka, menjadikan mereka lebih terlibat dan setia kepada syarikat.