50 Petua Emas untuk Meningkatkan Produktiviti

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Belajar untuk menguruskan masa anda, bekerja dengan cekap dan berehat dengan betul.

Perancangan

1. Tetapkan matlamat dengan betul

Untuk mencapai matlamat, anda perlu merumuskannya dengan betul. Gunakan sistem SMART: matlamat hendaklah khusus dan boleh diukur, realistik dan boleh dicapai, bermakna kepada anda dan mempunyai tarikh akhir yang jelas.

2. Fokus pada proses

Tetapkan matlamat berdasarkan proses, bukan hasil. "Menjadi penari" ialah tetapan tugas yang tidak berjaya. Sukar untuk mendekatinya, kerana tidak jelas di mana untuk bermula. Tetapkan matlamat anda untuk "mendaftar untuk tarian dan pergi ke kelas tiga kali seminggu," ia akan menjadi lebih berkesan. Sekurang-kurangnya anda akan faham sama ada anda bersedia untuk menghabiskan masa bertahun-tahun berlatih demi impian anda atau tidak.

3. Gunakan teknik GTD

GTD (Getting Things Done) ialah sistem untuk kerja produktif jurulatih perniagaan David Allen. Matlamat utamanya adalah untuk menyelesaikan semua kes yang ada dan pada masa yang sama memunggah otak daripada perancangan yang tidak berkesudahan. Intipati teknik ini adalah untuk menulis sepenuhnya semua tugas menggunakan senarai yang berbeza, dan sentiasa mengemas kininya. Jadi walaupun tugas yang paling kecil dan kelihatan tidak penting tidak akan mengganggu kepala anda dan mengalihkan perhatian anda dari kerja. Dan kemajuan pelaksanaannya akan sentiasa berada di depan mata anda.

4. Fahami perbezaan antara sibuk dan cekap

Anda mungkin sentiasa sibuk, tetapi itu tidak bermakna anda produktif. Pertimbangkan sejauh mana tindakan anda membantu, cara tindakan tersebut berkaitan dengan kerja anda dan sama ada terdapat tugasan dalam rancangan anda yang tidak membawa anda lebih dekat kepada matlamat anda. Jika ada, kecualikan mereka.

5. Gunakan kalendar dan bukannya senarai tugasan

Menjadualkan perkara tepat pada kalendar anda akan membantu anda membezakan niat untuk melakukan sesuatu daripada komitmen untuk memulakan tugas tertentu pada masa tertentu. Ia menjadikannya lebih mudah untuk mengedarkan sesuatu selama seminggu dan sebulan dan dengan cepat mencari masa lapang untuk mengubah sesuatu dalam jadual anda.

6. Lupakan tentang multitasking

Anda boleh melakukan beberapa perkara pada masa yang sama, tetapi anda tidak mungkin mencapai hasil yang baik. Banyak kajian telah membuktikan bahawa multitasking mengurangkan kecekapan kerja. Anda hanya mendapat rasa kepuasan, yang tidak bertahan lama dan digantikan dengan keletihan. Biasakan melakukan tugasan secara berurutan, dan kecekapan anda hanya akan meningkat.

7. Utamakan

Matriks Presiden Amerika Syarikat ke-34, Dwight D. Eisenhower, akan membantu untuk menetapkan tugas dengan betul mengikut keutamaan mereka. Semua tugas hanya perlu dibahagikan kepada empat kumpulan:

1. Penting dan mendesak.
2. Penting dan tidak mendesak.
3. Tidak penting dan mendesak.
4. Tidak penting dan tidak mendesak.

Oleh itu, anda akan melihat apa yang perlu ditangani dengan segera, apa yang perlu disampaikan kepada orang lain, dan apa yang tidak perlu dilakukan sama sekali.

8. Kurangkan senarai tanggungjawab penting kepada tiga

Jangan cuba mengisi jadual hari anda dengan hanya tugas yang sukar - ia tidak jauh dari keletihan atau keletihan profesional. Dan tidak perlu bercakap tentang apa-apa produktiviti. Lakukan tidak lebih daripada tiga tugas penting sehari, ganti dengan tugasan yang mudah, dan cari masa untuk berehat.

9. Tetapkan tarikh akhir untuk diri sendiri

Jika anda terbiasa menangguhkan perkara penting untuk kemudian hari, dan kemudian melakukan segala-galanya dengan tergesa-gesa, buat tarikh akhir peribadi anda sendiri. Sebagai contoh, bos anda meminta anda menyerahkan dua laporan besar pada hari Jumaat - tetapkan satu daripadanya sendiri menjelang hari Rabu.

10. Luangkan satu jam sehari untuk perkara yang tidak mendesak

Terjebak dalam rutin tugas mendesak harian dan menangguhkan tugas penting dan tidak mendesak yang lain tanpa henti adalah sangat mudah. Tetapi anda tidak boleh sampai kepada mereka seperti itu. Jangan mengharapkan untuk mempunyai hari yang lebih lapang suatu hari nanti. Jika anda ingin menghabiskan membaca buku, luangkan masa untuk membacanya setiap hari. Jika anda bermimpi untuk menjadi artis terkenal, amalkan lukisan setiap hari.

Motivasi

11. Jangan takut melakukan kesilapan

Ketakutan untuk melakukan sesuatu yang tidak begitu kerap membuatkan anda diam dan tidak melakukan apa-apa. Belajar untuk menganggap kesilapan sebagai dorongan untuk pembangunan. Apabila anda gagal, fikirkan mengapa anda gagal dan tutup jurang dalam pengetahuan dan kemahiran anda. Lama kelamaan, anda juga akan bersyukur atas kesilapan anda.

12. Minta untuk mengkritik anda

Jangan menilai diri anda dengan kasar - jemput seseorang untuk menilai kerja anda secara objektif. Tanya bos anda untuk maklum balas. Untuk keinginan ikhlas untuk melihat kesilapan anda dan meningkatkan prestasi, anda tidak akan ditegur. Nah, pujian akan membantu anda mendapat inspirasi dan terus bergerak ke hadapan.

13. Tingkatkan kemahiran anda

Tidak mustahil untuk kekal produktif untuk masa yang lama tanpa pembelajaran berterusan dan pendidikan diri. Cepat atau lambat, anda akan bosan atau anda akan mencapai siling dalam profesion anda. Oleh itu, berusaha untuk mempelajari perkara baru sepanjang masa: lakukan tugas yang luar biasa dan jangan menyerah projek yang menarik.

14. Elakkan merengek, pesimis dan cemas

Orang cenderung menjadi ketagih kepada emosi orang lain. Jika seseorang dalam persekitaran anda sentiasa mengulangi betapa buruknya segala-galanya, suatu hari kemurungan akan menimpa anda. Kepanikan rakan sekerja, yang tarikh akhirnya membara setiap minggu, pasti akan merebak kepada anda. Oleh itu, tinggalkan, berhenti berkomunikasi dan putuskan hubungan - jangan biarkan mood anda rosak.

15. Kelilingi diri anda dengan orang yang bijak

Lingkaran sosial mempengaruhi perkembangan kita. Kelilingi diri anda dengan mentor dan hanya orang yang menarik - biarkan mereka sentiasa memotivasi dan memberi inspirasi kepada anda, memaksa anda berusaha untuk mencapai tahap mereka. Pergi ke seminar khusus, persidangan, sertai komuniti profesional dan buat kenalan baharu.

16. Jangan ikut kejayaan orang lain

Terlalu taksub dengan pencapaian orang lain hanya menghalang kita. Berhenti cemburu dengan rakan yang membuka perniagaan anda sendiri, atau rakan sekelas yang berjaya menjana pendapatan berdasarkan hobinya. Putuskan hubungan daripada mengintip kehidupan orang lain dan teruskan mencapai matlamat anda.

17. Dapatkan bantuan

Jangan mengharapkan untuk melakukan kerja besar sahaja. Jika anda memerlukan bantuan, mintalah ia. Mengambil tugas yang sukar dan menariknya sendiri bukanlah sebab untuk kebanggaan, tetapi kebodohan. Fahami bahawa anda bekerja untuk hasil, dan demi itu, jangan mengabaikan pengalaman dan nasihat orang lain.

18. Cipta kaedah produktiviti anda sendiri

Jangan ikut membuta tuli semua teknik pengurusan masa, petua bersantai dan petua menjimatkan masa. Analisis apa yang benar-benar membantu anda dan buang apa yang tidak mendatangkan kebaikan kepada anda. Matlamat anda adalah untuk menjadi berkesan, bukan untuk memecahkan rekod untuk alat produktiviti yang paling banyak digunakan.

penumpuan

19. Bebaskan otak anda daripada masalah harian

Susun almari pakaian kapsul supaya anda tidak berfikir tentang apa yang perlu dipakai ke pejabat pada waktu pagi. Sediakan jadual untuk pembersihan dan kerja rumah. Pergi membeli-belah runcit pada hujung minggu dan buat menu untuk minggu itu. Apabila semua kerja rumah diselesaikan dan dirancang, anda akan fokus pada kerja.

20. Cari aktiviti puncak anda

Seseorang menasihatkan untuk melakukan tugas yang kompleks pada awal hari bekerja, dan meninggalkan tugas kecil untuk petang. Tetapi kaedah ini tidak sesuai untuk burung hantu atau mereka yang perlu memecut. Oleh itu, tentukan tempoh apabila anda boleh bekerja dengan paling cekap, dan jadualkan tugasan yang memakan masa pada masa ini. Untuk mengenal pasti mereka, cukup untuk perhatikan tahap kepekatan anda pada siang hari selama beberapa minggu. Atau gunakan kalkulator produktiviti khusus.

21. Jangan menangguhkan perkara yang membuat anda gementar

Sama ada anda bimbang tentang panggilan penting atau takut untuk menjelaskan sesuatu dengan bos anda - jangan berlengah. Selesaikan tugas yang menakutkan dengan segera, walaupun memikirkannya membuatkan anda bimbang. Kerana pemikiran inilah yang mengalihkan perhatian dari kerja dan mengurangkan tumpuan. Lebih cepat anda melakukannya, lebih cepat anda bertenang.

22. Catat nota dengan tangan

Idea menarik yang secara tidak sengaja melawat kepala cenderung segera dilupakan. Kadang-kadang kita hilang fikiran semasa membuka aplikasi rakaman pada telefon pintar kita. Dan kadangkala kita terganggu oleh sesuatu yang lain: mesej, berita dan rangkaian sosial. Oleh itu, tuliskannya di atas kertas - nota tulisan tangan juga akan membuatkan anda mengingati maklumat dengan lebih baik. Beli buku lakaran kecil yang kasar di mana anda boleh mencatat beberapa perkataan dengan cepat, atau blok pelekat dan simpannya dekat dengan tangan.

23. Tetapkan peringatan

Keperluan untuk melakukan sesuatu pada masa tertentu menimbulkan kebimbangan dalaman yang mengalihkan perhatian daripada kerja utama. Lebih-lebih lagi, ketakutan bawah sedar untuk melupakan beberapa perniagaan mungkin tidak dirasai. Oleh itu, tetapkan peringatan bunyi tentang perkara yang terikat pada masa tertentu. Ini akan membebaskan anda daripada pandangan berterusan pada jam dan kegelisahan yang tidak perlu.

24. Pastikan tempat kerja anda kemas

Setiap hari, apabila anda selesai kerja, susun perkara di atas meja: susun nota, susun dokumen, basuh cawan. Dengan cara ini, desktop pada komputer juga dikira. Tutup semua tab yang tidak diperlukan, padam fail sementara.

25. Berhati-hati dengan pencahayaan

Para saintis telah membuktikan bahawa pencahayaan mempunyai kesan yang mendalam terhadap produktiviti kita. Cahaya di pejabat hendaklah sedekat mungkin dengan cahaya siang semula jadi, tidak panas atau terlalu sejuk. Nilai optimum ialah 4,500-5,000 K. Pada penghujung hari bekerja, anda boleh bertukar kepada cahaya hangat untuk berehat dan bersedia untuk berehat.

Melaksanakan tugas

26. Lari pecut

Anda mungkin pernah mendengar tentang teknik Pomodoro - mengatur kerja dalam segmen 25 minit dengan rehat 5 minit. Jangka masa ini mungkin tidak sesuai dengan anda, tetapi perkara utama adalah pada intinya. Tetapkan untuk diri anda tempoh yang singkat dengan tumpuan penuh - dari 20 minit hingga satu jam - apabila anda tidak akan terganggu oleh apa-apa sama sekali, dan berehat di antaranya.

Gunakan apl:

27. Jangan tergesa-gesa menjalankan tugasan baharu

Jangan biarkan perniagaan anda tidak selesai kerana tugasan tiba-tiba atau permintaan seseorang. Sudah tentu, adalah penting untuk menetapkan keutamaan: jika tugas baru lebih penting dan perlu dilakukan secepat mungkin, ambil gangguan dan korbankan hal ehwal semasa. Jika tidak, tangguhkan. Walaupun mereka bertanya banyak kepada anda.

28. Visualisasikan

Visualisasi akan membantu anda menjimatkan masa, menghafal maklumat dengan lebih baik, memahami topik baharu dan membuat keputusan termaklum. Gunakan teknik yang berbeza: labelkan tugas mengikut kategori, lukis graf, jadual dan peta minda.

29. Biarkan tugasan tidak selesai

Luangkan masa anda untuk menyelesaikan tugas yang besar dan kompleks sekaligus. Bergantung pada kesan Zeigarnik. Intipatinya ialah otak lebih mengingati tindakan yang belum selesai dan secara tidak sedar terus memikirkannya. Jika anda takut dengan tugas yang sukar, mulakan dan tangguhkannya - semasa anda melakukan perkara lain, banyak idea menarik mungkin terlintas di fikiran.

30. Mulakan dari kecil

Jika anda tidak boleh memulakan tugas, peruntukkan hanya 10 minit untuk tugas itu. Kemungkinannya, anda akan terlibat dan terus bekerja. Nah, jika tidak, maka sekurang-kurangnya mulakan. Dan pada masa yang sama, periksa sendiri keberkesanan perkara sebelumnya.

Menjimatkan masa

31. Ketahui di mana anda menghabiskan masa anda

Cuba percubaan: cuba tulis sepenuhnya semua perkara selama satu minggu, walaupun kes terkecil dan jumlah masa yang dibelanjakan untuk setiap satu daripadanya. Akhir sekali, analisa senarai yang terhasil.

32. Tolak panggilan

Cuba kurangkan bercakap di telefon. Membuat panggilan memerlukan lebih banyak masa daripada menulis dan membaca mesej. Lebih-lebih lagi, tidak semua orang terfikir untuk memberi amaran tentang dia, yang bermaksud bahawa anda boleh tiba-tiba dan pada masa yang salah terganggu dari kerja. Jika anda masih perlu membuat panggilan penting, jadualkannya dan tambahkannya pada senarai tugasan anda supaya anda boleh memperuntukkan masa dengan jelas untuk tugasan lain.

33. Lumpuhkan makluman

Matikan pemberitahuan untuk apl, messenger, rangkaian sosial dan mel. Mereka tidak mengambil banyak masa, tetapi ia sangat mengganggu dan boleh menyeret anda dalam perjalanan di Internet. Jika anda tidak dapat menghilangkan godaan untuk menyemak mesej anda, tinggalkan pemberitahuan tentangnya hanya daripada kenalan penting.

34. Semak e-mel anda pada sebelah petang

Hilangkan semakan e-mel pagi supaya tidak terganggu daripada tugas yang telah dijadualkan dan tidak menyesuaikan diri dengan rutin harian orang lain. Jika anda terbiasa menjawab serta-merta dan tidak dapat menahan menghantar mesej teks, perbualan boleh berlarutan sepanjang hari. Jangan biarkan tab penyemak imbas anda terbuka, tetapi gunakan templat untuk membalas mesej dengan cepat.

35. Bersihkan peti masuk anda

Berusaha untuk memastikan bahawa hanya yang penting kekal dalam mesej yang belum dibaca. Padamkan spam yang tidak perlu serta-merta, dan buat peti mel berasingan untuk mel peribadi dan langganan yang menarik. Jadi anda tidak perlu melihat melalui mel untuk masa yang lama dan mencari antara semua surat yang benar-benar diperlukan.

36. Belajar untuk menaip sentuh

Apabila bekerja di komputer, menaip sentuh adalah penjimat masa yang penting. Kemahiran tersebut boleh dipelajari menggunakan perkhidmatan dalam talian,,. Perkara utama adalah menumpukan masa untuk aktiviti ini setiap hari.

37. Gunakan kekunci panas

Kekunci panas direka untuk kerja pantas. Ingat kombinasi mereka, mereka sangat memudahkan penggunaan komputer dan program individu.

38. Simpan fail terus ke folder yang dikehendaki

Apabila memuat turun atau mencipta dokumen, segera namakannya dan hantar ke folder yang dikehendaki. Anda mungkin tidak mempunyai masa, tetapi pada akhirnya ia adalah lebih cepat dan lebih mudah daripada menyemak dan mengisih semua muat turun pada komputer anda atau mengaut fail dalam storan awan.

39. Jangan berdalih

Cuma jangan buang masa anda untuk itu. Membuat alasan adalah tidak produktif, tidak profesional dan menjengkelkan. Lebih baik mengakui kesilapan anda dengan tegas dan segera mula membetulkannya.

Rekreasi

40. Lakukan diet bermaklumat

Aliran maklumat yang besar memuatkan sistem saraf dan mengganggu kelonggaran. Mengikut statistik, setiap orang menghabiskan kira-kira 2, 7 jam sehari di TV sahaja. Tambahkan pada ini Internet dan rangkaian sosial. Tapak berita, saluran dan komuniti bersaing tanpa henti untuk perhatian kita, sering bercakap tentang perkara yang sama. Oleh itu, tidak perlu menumpukan masa untuk menontonnya - anda masih akan mengetahui tentang berita penting.

41. Ambil rehat panjang

Jika anda mempunyai tugas yang sukar yang memerlukan banyak tumpuan, putuskan sambungan dari kerja selama sekurang-kurangnya setengah jam. Bangun dari meja anda dan libatkan diri dalam beberapa aktiviti fizikal.

42. Dengar muzik

Penyelidikan menunjukkan bahawa muzik meningkatkan produktiviti, kreativiti dan mood secara umum. Jika anda merasa sukar untuk menumpukan perhatian dengannya, dengarkan artis kegemaran anda di antaranya.

43. Pergi ke luar lebih kerap

Sebaiknya tepat pada hari bekerja. Udara basi di pejabat mengurangkan produktiviti, membawa kepada sakit kepala dan tekanan. Para saintis juga telah mencipta istilah Sick Building Syndrome, keadaan di mana orang ramai mengalami gejala yang menyakitkan akibat pengudaraan, pencahayaan dan pemanasan yang lemah di dalam bangunan. Dan walaupun pejabat anda mungkin sihat, badan anda akan lebih menyukai udara segar.

44. Rancang malam dan hujung minggu anda lebih awal

Tentukan lebih awal bagaimana anda akan menghabiskan percutian anda, dan cuba mengisinya dengan perkara kegemaran anda. Berbaring tanpa tujuan di sofa hanya akan menyebabkan lebih banyak keletihan, dan dengan menjangkakan hujung minggu yang menarik dan bekerja dengan lebih baik.

45. Jangan fikir tentang kerja sama sekali sehari dalam seminggu

Berjanjilah pada diri sendiri untuk tidak menyentuh kerja anda pada hari cuti atau memikirkannya sama sekali. Walaupun anda mempunyai mesyuarat penting atau urusan yang belum selesai. Ingat bahawa anda juga mempunyai kehidupan lain - tumpukan hari ini sepenuhnya.

46. Ambil cuti

Kalau kerap pergi kerja, jangan ambil cuti untuk urusan keluarga setiap minggu, dan jarang ambil cuti sakit, cuti sehari begitu sahaja. Luangkan satu hari tambahan di rumah selepas menyelesaikan projek besar atau sebelum pembentangan. Benarkan diri anda but semula tanpa menunggu hujung minggu.

Kesihatan

47. Hidup mengikut jadual

Jangan ambil rutin harian sebagai rangka kerja yang ketat di mana anda perlu memandu sendiri. Hanya tetapkan satu masa untuk tidur, bangun dan makan. Dan cuba mengikutinya setiap hari. Anda akan sentiasa berasa aktif, tidak mengalami rasa mengantuk dan rasa lapar secara tiba-tiba yang mengganggu tumpuan.

48. Jangan gunakan alkohol sebagai cara untuk berehat

Elakkan minum sebelum tidur, walaupun anda merasa sukar untuk berehat selepas seharian bekerja. Alkohol benar-benar boleh membantu anda tertidur, tetapi selepas beberapa jam ia akan mula bertindak secara negatif - dan ini penuh dengan kebangkitan yang kerap pada waktu pagi, mengantuk siang hari dan kehilangan tumpuan.

49. Makan lebih kerap

Makan tengah hari yang lazat membebankan badan: ia membuang semua kekuatannya ke dalam mencerna makanan, jadi ia menjadi sukar untuk menumpukan perhatian pada menyelesaikan tugas. Jika anda berasa mengantuk selepas makan malam, bahagikan bahagian biasa anda kepada dua hidangan.

Daripada makanan berat, masukkan makanan yang meningkatkan tumpuan dan tumpuan dalam diet anda: sayur-sayuran, herba, ikan berlemak, kacang dan coklat hitam. Dan jangan bersandar pada kopi - dalam kuantiti yang banyak ia tidak menyegarkan, sebaliknya memberikan kesan sebaliknya.

50. Masuk untuk bersukan

Bersenam bukan sahaja meningkatkan kesihatan, tetapi juga meningkatkan perhatian, tumpuan dan kelajuan otak. Mereka juga meningkatkan harga diri dan menjadikan mereka lebih tahan terhadap situasi yang tertekan. Ini adalah tambahan yang besar untuk produktiviti, jadi lakukan sekurang-kurangnya senaman.

Baca juga? ?

• 80 hacks hayat untuk produktiviti
• Apakah perbezaan antara produktiviti dan kecekapan, dan apa yang lebih penting
• Bersantai dan berehat dari kerja untuk menjadi lebih produktif.
• Apakah kos sebenar produktiviti